Αυτή τη στιγμή, 18.400 $ από το απόθεμά σας βρίσκονται στο χρηματοκιβώτιο κάποιου άλλου.
Είναι δικό σας, δεν έχει πληρωθεί, και δεν μπορείτε να το πουλήσετε. Ένα εμπίστευμα είναι το μόνο πράγμα σε μια επιχείρηση κοσμημάτων που βρίσκεται σε δύο μέρη ταυτόχρονα, στα βιβλία σας και στη βιτρίνα ενός επαγγελματία πελάτη, και εκεί τα στοιχεία αποθέματος σταματούν σιωπηλά να είναι αληθινά.
Απόθεμα που σας ανήκει, δεν μπορείτε να πουλήσετε και δεν σας έχουν πληρώσει.
Μια πώληση είναι απλή: το κόσμημα φεύγει, τα χρήματα έρχονται. Ένα εμπίστευμα είναι το ενδιάμεσο στάδιο που δημιουργεί προβλήματα. Το πακέτο έχει φύγει από τη βιτρίνα αλλά εξακολουθεί να είναι στον ισολογισμό σας, εξακολουθεί να καλύπτεται από την ασφάλισή σας, και εξακολουθεί να εμφανίζεται ως διαθέσιμο στην αναφορά αποθέματός σας, και έτσι το ίδιο κόσμημα υπόσχεται σε δύο αγοραστές.
Όταν βασίζεται σε αυτοκόλλητα σημειώματα λειτουργεί μέχρι να σταματήσει: ένα πακέτο που κανείς δεν παρακολούθησε, μια απογραφή που δεν συμφωνεί, μια ασφαλιστική αξίωση για κάτι που δεν βρισκόταν ποτέ στο κτίριο. Ένα εμπίστευμα πρέπει να είναι αρχείο, όχι χάρη που θυμάστε.
Και λειτουργεί και προς τις δύο κατευθύνσεις: αυτό που στέλνετε σε λιανοπωλητές, σχεδιαστές και επαγγελματίες αγοραστές, και αυτό που σας στέλνουν οι προμηθευτές για έγκριση. Αντίθετες κατευθύνσεις, ίδια πειθαρχία.
Το απόθεμα σε διακίνηση διατηρείται ξεχωριστά από το ιδιόκτητο απόθεμα στα στοιχεία σας, και δεν προσφέρεται στο ηλεκτρονικό σας κατάστημα, ώστε αυτό που μπορείτε να πουλήσετε, αυτό για το οποίο είστε υπεύθυνοι και αυτό που κατέχετε να παραμένουν τρεις ξεχωριστές απαντήσεις.
Αποστολές εξερχόμενες. Αποστολές εισερχόμενες.
Και οι δύο είναι εξίσου σημαντικές εδώ, επειδή ένα κατάστημα κάνει και τα δύο την ίδια εβδομάδα και αποτυγχάνουν με αντίθετους τρόπους. Η μία εγκυμονεί τον κίνδυνο μιας αποστολής που δεν επιστρέφει ποτέ, η άλλη τον κίνδυνο να μετρήσετε το απόθεμα ενός προμηθευτή ως δικό σας. Οι διακινήσεις που είναι ήδη ανοιχτές μεταφέρονται με την υπόλοιπη μετανάστευση δεδομένων σας, ώστε τίποτα σε εξέλιξη να μην χαθεί στη μετάβαση.
Ένας λιανοπωλητής θέλει τρία από τα δικά σας κομμάτια στη δική του βιτρίνα για δεκαπέντε μέρες. Ένας σχεδιαστής παίρνει μια αποστολή σε έκθεση. Ένας επαγγελματίας αγοραστής χρειάζεται τις πέτρες στον δικό του πάγκο πριν δεσμευτεί. Όλα αυτά είναι συνηθισμένες επαγγελματικές πρακτικές και αξίζουν όλα, αρκεί αυτό που δεν πωλείται να επιστρέφει.
Φτάνει μια αποστολή ώστε να μπορείτε να δείξετε κομμάτια που δεν έχετε αγοράσει. Πουλήστε ένα και το χρωστάτε, κρατήστε ένα και το έχετε αγοράσει, και τα υπόλοιπα επιστρέφουν. Μέχρι τότε βρίσκεται στο χρηματοκιβώτιό σας και δεν είναι δικά σας χρήματα, που είναι ακριβώς αυτό που πρέπει να γνωρίζουν τα στοιχεία αποθέματός σας.
Ένα δέμα προμηθευτή δεν είναι ποτέ μία απόφαση.
Αγοράζετε το ζαφείρι επειδή ταιριάζει στη βιτρίνα σας. Πουλάτε τα σκουλαρίκια πριν την προθεσμία, οπότε τώρα οφείλετε για αυτά. Το σμαράγδι επιστρέφεται. Τρεις γραμμές, τρεις διαφορετικές συνέπειες, και κάθε μία πρέπει να καταλήξει στο σωστό σημείο μόνη της.
Μέχρι κάθε γραμμή να έχει απάντηση, το memo παραμένει ανοιχτό, κάτι που είναι ο μόνος αξιόπιστος τρόπος να θυμάστε ότι ένας προμηθευτής περιμένει ακόμα ένα σμαράγδι.
Κανείς δεν θέλει να κυνηγά έναν καλό λογαριασμό για ένα δέμα.
Αυτή η απροθυμία είναι από εκεί που προέρχονται πραγματικά οι απώλειες από memo: όχι από κλοπή, αλλά από αμηχανία. Περνά μία εβδομάδα, μετά ένας μήνας, και το αίτημα γίνεται δυσκολότερο όσο περισσότερο το αφήνετε. Έτσι, το σύστημα κάνει τη μνήμη και η συζήτηση γίνεται την τέταρτη μέρα, όταν ακόμα δεν είναι τίποτα.
Έξι εβδομάδες καθυστέρηση σημαίνει κάτι διαφορετικό από τέσσερις ημέρες — και πρέπει να το βλέπετε πρώτο.
4.100 $ εκκρεμή για έξι εβδομάδες είναι διαφορετική τηλεφωνική κλήση από 200 $. Η λίστα σάς επιτρέπει να κάνετε την κρίση προτού σηκώσετε το ακουστικό.
Μετατρέψτε μια ημερομηνία λήξης σε αυτόματο μήνυμα ή σε εργασία για το άτομο που γνωρίζει τον λογαριασμό.
Τι γίνεται ένα memo όταν κλείνει.
Πόσο από το απόθεμά σας βρίσκεται εκτός καταστήματος;
Οι περισσότεροι κοσμηματοπώλες ξέρουν ποια κομμάτια, όχι όμως τον αριθμό. Κλείστε μια επίδειξη και θα ρυθμίσουμε και τις δύο ροές με το δικό σας απόθεμα: μία έξοδος σε επαγγελματία πελάτη, μία είσοδος από προμηθευτή.