Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο όπου κάθε πελάτης λαμβάνει απάντηση
Συνδέστε το γραμματοκιβώτιο που ήδη έχετε με το Gem Logic. Κάθε συνομιλία αποθηκεύεται στον σωστό πελάτη, ανατίθεται σε ένα άτομο και παρακολουθείται μέχρι να απαντηθεί, ώστε κανένα email να μην διαβάζεται από τρία άτομα και να μην απαντιέται από κανέναν.
Κάτι περισσότερο από πρόγραμμα email
Το Gmail και το Outlook παραδίδουν το email σας, αλλά δεν γνωρίζουν ποιος στο κατάστημά σας πρέπει να το χειριστεί. Το Gem Logic προσθέτει τα τέσσερα πράγματα που χρειάζεται ένα email πελάτη αφού φτάσει.
Το Google και το Microsoft 365 συνδέονται με σύνδεση, όλα τα άλλα με IMAP και SMTP. Η διεύθυνση και το ιστορικό σας παραμένουν ακριβώς εκεί που βρίσκονται.
Οι αποστολείς αντιστοιχίζονται αυτόματα στις επαφές σας, ώστε κάθε συνομιλία να καταλήγει στο αρχείο του πελάτη δίπλα στις αγορές και τις επισκευές του.
Κάθε συνομιλία ανατίθεται σε ένα άτομο. Οι καταστάσεις ανάγνωσης και επισήμανσης παρακολουθούνται ανά άτομο, ώστε το άνοιγμα ενός email να μην το επισημαίνει ποτέ ως χειρισμένο για έναν συνάδελφο.
Απαντήστε από πρότυπο, αρχειοθετήστε το, προωθήστε τιμολόγιο προμηθευτή στη λογιστική, ή αφήστε το να ενεργοποιήσει αυτοματισμό. Οι συνομιλίες προορίζονται να ολοκληρώνονται, όχι να συσσωρεύονται.
Διατηρήστε τη διεύθυνσή σας, αλλάξτε πού την διαβάζετε
Δεν χρειάζεται να μεταφερθείτε σε νέο πάροχο email. Συνδέστε όσες διευθύνσεις διαθέτει το κατάστημά σας, επιλέξτε ποιος μπορεί να βλέπει την καθεμία και ορίστε ποια διεύθυνση στέλνει τα τιμολόγια και τις προσφορές σας. Αν ένα γραμματοκιβώτιο σταματήσει να συγχρονίζεται, το βλέπετε εδώ — αντί να το μάθετε από κάποιον πελάτη.
Κάθε διεύθυνση έχει τη δική της λίστα ατόμων. Το συνεργείο βλέπει τις επισκευές, η ομάδα πωλήσεων βλέπει τις πληροφορίες, και μια ιδιωτική διεύθυνση παραμένει ιδιωτική. Κάθε άτομο εργάζεται μόνο με τα γραμματοκιβώτια που ανήκουν στον ρόλο του.
Οι απαντήσεις αποστέλλονται από τη δική σας διεύθυνση μέσω του δικού σας παρόχου, οπότε εμφανίζονται και στον κανονικό φάκελο απεσταλμένων σας. Μία διεύθυνση είναι ο προεπιλεγμένος αποστολέας για τιμολόγια και προσφορές, και μπορείτε να επιλέξετε άλλη όποτε γράφετε.
Οι λογαριασμοί Google και Microsoft 365 συνδέονται μέσω της δικής τους σύνδεσης, οπότε δεν αποθηκεύεται κωδικός. Τα γενικά διαπιστευτήρια IMAP κρυπτογραφούνται. Μόλις συνδεθούν, κάθε γραμματοκιβώτιο λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο.
Το νέο email ταξινομείται μόνο του πριν το ανοίξετε
Τα εισερχόμενα ενός κοσμηματοπώλη περιλαμβάνουν επισκευές, προσφορές, εκτιμήσεις, προμηθευτές και θόρυβο, σε περίπου τις ίδιες αναλογίες κάθε εβδομάδα. Κάθε νέο νήμα κατηγοριοποιείται από AI με βαθμολογία βεβαιότητας. Οι βέβαιες αντιστοιχίες αρχειοθετούνται αυτόματα, και οι υπόλοιπες σας εμφανίζονται με πρόταση.
Πάνω από το όριο που ορίζετε, η κατηγορία εφαρμόζεται και το νήμα αρχειοθετείται. Κάτω από αυτό, η πρόταση περιμένει ένα άτομο. Γνωρίζετε πάντα πόσο σίγουρη ήταν η κατηγοριοποίηση, και εσείς ελέγχετε πού βρίσκεται η γραμμή.
Το ενημερωτικό δελτίο του προμηθευτή που φτάνει κάθε Τρίτη δεν χρειάζεται AI. Ένας κανόνας αντιστοιχίζει τον αποστολέα ή μια φράση στο θέμα και αρχειοθετεί, προσθέτει ετικέτα ή ειδοποιεί. Το ίδιο αποτέλεσμα, κάθε φορά.
Εσείς ονομάζετε τις κατηγορίες και επιλέγετε ποιες είναι αρκετά επείγουσες για να εμφανίζονται στην κορυφή. Ένα κατάστημα που ασχολείται με κληρονομικά θέλει τις Εκτιμήσεις εκεί, ένα συνεργείο θέλει τους Προμηθευτές. Τα εισερχόμενα προσαρμόζονται στο κατάστημά σας, όχι το αντίστροφο.
Σταματήστε να ξαναγράφετε τα email που στέλνετε κάθε εβδομάδα
Επισκευή έτοιμη, προσφορά επισυναπτόμενη, υπενθύμιση πληρωμής: κάθε κατάστημα στέλνει την ίδια χούφτα email ξανά και ξανά. Τα πρότυπα κρατούν τη διατύπωση, τη γλώσσα και την υπογραφή, και οι μεταβλητές συμπληρώνουν τις πραγματικές τιμές από την καταχώριση, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων PDF.
Αγαπητή Marta, η επισκευή σας R-3092 είναι έτοιμη. Μπορείτε να την παραλάβετε κατά τις ώρες λειτουργίας. Το οφειλόμενο ποσό είναι $40.00, και θα βρείτε το έντυπο επισκευής επισυναπτόμενο.
Ένα PDF προσφοράς, ένα τιμολόγιο, ένα έντυπο επισκευής, ένας κωδικός δωροκάρτας: οι μεταβλητές τα αντλούν απευθείας από την καταχώριση. Το σωστό έγγραφο πηγαίνει στον σωστό πελάτη κάθε φορά, ακόμα και ένα πολυάσχολο Σάββατο.
Γράψτε κάθε πρότυπο μία φορά ανά γλώσσα που εξυπηρετείτε, υπογραφή συμπεριλαμβανομένης, και ο πελάτης λαμβάνει το μήνυμά του στη γλώσσα του. Εγκρίνετε τη διατύπωση μία φορά και παραμένει συνεπής όλο το χρόνο.
Ένα τιμολόγιο προμηθευτή που φτάνει ως PDF μεταβαίνει απευθείας στην επεξεργασία τιμολογίων από το νήμα στο οποίο έφτασε. Χωρίς λήψη, μετονομασία και επαναφόρτωση.
Το Gembot γράφει το πρώτο πρόχειρο, εσείς το στέλνετε
Τα πρότυπα καλύπτουν την καθημερινή αλληλογραφία. Για το δύσκολο μεμονωμένο μήνυμα, την καθυστέρηση που πρέπει να εξηγήσετε ή το αίτημα που πρέπει να απορρίψετε, δώστε στο Gembot τα στοιχεία σε μία γραμμή και επεξεργαστείτε το πρόχειρο που συντάσσει. Μπορεί επίσης να βελτιώσει μια πρόταση που γράψατε ή να μεταφράσει την απάντησή σας στη γλώσσα του πελάτη.
το δαχτυλίδι με το σμαράγδι πουλήθηκε, προσφέρτε του το δαχτυλίδι με το ζαφείρι, προσκαλέστε τον αυτή την εβδομάδα
Αγαπητέ Jan, σας ευχαριστώ που επικοινωνήσατε μαζί μου σχετικά με το δαχτυλίδι με το σμαράγδι. Λυπάμαι που σας ενημερώνω ότι έχει πωληθεί. Έχω ωστόσο ένα κόσμημα με ζαφείρι παρόμοιου βάρους και στυλ που νομίζω θα σας άρεσε, και θα προτιμούσα να σας το δείξω παρά να σας το περιγράψω. Θα σας ενδιέφερε να έρθετε είτε Πέμπτη είτε Παρασκευή απόγευμα αυτή την εβδομάδα;
Πριν δημιουργηθεί ένα πρόχειρο, το νήμα απογυμνώνεται από υπογραφές, νομικές υποσημειώσεις, παρατιθέμενο ιστορικό και συνημμένα. Το μοντέλο βλέπει μόνο το μήνυμα στο οποίο απαντάτε και την εντολή σας σε μία γραμμή.
Δεν υπάρχει ρύθμιση που να επιτρέπει σε μια απάντηση που δημιουργήθηκε από το σύστημα να στείλει τον εαυτό της. Τα email σας περιέχουν τιμές, ημερομηνίες και υποσχέσεις σχετικά με τη βέρα κάποιου, επομένως η τελική ανάγνωση γίνεται πάντα από άτομο.
Η καθημερινή αλληλογραφία καλύπτεται ήδη από πρότυπα σε κάθε γλώσσα που εξυπηρετείτε. Η μετάφραση είναι για τις εξαιρέσεις: τον Γερμανό πελάτη με συγκεκριμένη ερώτηση, ή ένα μήνυμα σε γλώσσα που κανείς στο κατάστημα δεν διαβάζει.
Δείτε ακριβώς ποιοι πελάτες περιμένουν ακόμα
Ένα νήμα χωρίς απάντηση δεν παράγει σφάλμα ούτε ειδοποίηση, απλώς παλιώνει ενώ όλοι υποθέτουν ότι ένας συνάδελφος το έχει αναλάβει. Το Gem Logic το μετατρέπει σε έναν αριθμό επί του οποίου μπορείτε να δράσετε: πραγματικά νήματα πελατών, ανοιγμένα από κάποιον, ακόμα χωρίς απάντηση.
Κανένα κατάστημα δεν αποφασίζει να κάνει έναν πελάτη να περιμένει έξι μέρες. Συμβαίνει επειδή ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο δεν έχει μνήμη ούτε υπεύθυνο. Μόλις ένα νήμα φέρει ένα όνομα, το να μείνει αναπάντητο γίνεται ορατή επιλογή αντί για ατύχημα.
Τα μηνύματα που λαμβάνονται είναι ένας αριθμός για τον κόσμο. Τα νήματα από πραγματικούς πελάτες χωρίς απάντηση είναι ένας αριθμός για το κατάστημά σας, και αρκετά μικρός για να τακτοποιηθεί πριν το μεσημεριανό.
Αναμονή για προμηθευτή, αναμονή για απόφαση του πελάτη, εκτίμηση που χρειάζεται την πέτρα στο χέρι: αυτά πρέπει να μείνουν ανοιχτά. Το ζητούμενο δεν είναι ένα άδειο inbox, αλλά να γνωρίζετε ποια νήματα περιμένουν σκόπιμα και ποια απλώς ξεχάστηκαν.
Πού καταλήγουν τα email σας
Μάθετε ποιος απάντησε στο τελευταίο email πελάτη σας
Κλείστε μια επίδειξη, φέρτε τη διεύθυνση στην οποία οι πελάτες σας πραγματικά γράφουν, και θα τη συνδέσουμε ζωντανά: συνομιλίες αρχειοθετημένες στις επαφές σας, υπεύθυνοι ανατεθειμένοι, και οι αναπάντητες ορατές.