Παρακαταθήκη κοσμημάτων: πώς να πουλάτε κομμάτια που δεν είναι δικά σας χωρίς να χάνετε το νήμα

Μια πελάτισσα μπαίνει με ένα κόσμημα που κληρονόμησε από τη γιαγιά της. Είναι ένα vintage σμαραγδένιο κολιέ από 18 καράτια κίτρινο χρυσό, καλοφτιαγμένο και αξίζει σημαντικά περισσότερα από όσα μπορεί να το χρησιμοποιήσει. Δεν θέλει να το πουλήσει άμεσα για μετρητά. Θέλει κάποιος να βρει τον κατάλληλο αγοραστή και να πάρει προμήθεια όταν πουληθεί. Μπορείτε να βοηθήσετε;

Αυτή είναι μια διευθέτηση παρακαταθήκης, και για ένα ανεξάρτητο κοσμηματοπωλείο είναι ένα πραγματικά χρήσιμο μοντέλο. Το κατάστημα επεκτείνει την προσφορά του χωρίς να αγοράσει απόθεμα. Ο ιδιοκτήτης διατηρεί το κομμάτι μέχρι να πουληθεί και λαμβάνει την πλειοψηφία της τιμής πώλησης. Το κατάστημα κερδίζει μια προμήθεια για την εύρεση του αγοραστή και τη διαχείριση της συναλλαγής.

Το πρόβλημα είναι η διαχείριση. Ένα κόσμημα παρακαταθήκης δεν είναι απόθεμα ιδιοκτησίας. Ζει σε μια νομική και εμπορική γκρίζα ζώνη: βρίσκεται στο κατάστημα, εκτίθεται και πωλείται από το κατάστημα, αλλά ανήκει σε κάποιον άλλο μέχρι τη στιγμή της πώλησης. Η σωστή διαχείριση αυτού σημαίνει την παρακολούθηση του κομματιού ξεχωριστά από το απόθεμα ιδιοκτησίας, τον ακριβή υπολογισμό του μεριδίου του ιδιοκτήτη, την επικοινωνία με τον ιδιοκτήτη όταν πουληθεί το κομμάτι και τον διακανονισμό της πληρωμής με ένα σαφές χάρτινο ίχνος.

Τα περισσότερα κοσμηματοπωλεία που δέχονται κοσμήματα παρακαταθήκης τα διαχειρίζονται με συνδυασμό χάρτινων αρχείων, ξεχωριστού υπολογιστικού φύλλου και της ελπίδας ότι τίποτα δεν θα μπερδευτεί. Αυτό λειτουργεί μέχρι να μη λειτουργήσει, και όταν δεν λειτουργεί οι συνέπειες κυμαίνονται από μια ενοχλητική συζήτηση συμφιλίωσης μέχρι μια επίσημη διαφωνία για το τι συμφωνήθηκε και τι καταβλήθηκε.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει τον τρόπο λειτουργίας της παρακαταθήκης σε ένα κοσμηματοπωλείο, τι πρέπει να υπάρχει πριν από την αποδοχή ενός κομματιού με παρακαταθήκη, πώς να διαχειριστείτε τη ροή εργασίας από την παραλαβή έως την καταβολή, και πώς να διατηρείτε τα κομμάτια παρακαταθήκης σαφώς διαχωρισμένα από το ιδιόκτητο απόθεμα ώστε οι αριθμοί να είναι πάντα ακριβείς.

Γιατί η παρακαταθήκη έχει εμπορική λογική για ανεξάρτητους κοσμηματοπώλες

Η παρακαταθήκη δεν είναι το κατάλληλο μοντέλο για κάθε κομμάτι ή κάθε σχέση, αλλά για τις κατάλληλες καταστάσεις προσφέρει πλεονεκτήματα που η άμεση αγορά δεν παρέχει.

Το πιο προφανές πλεονέκτημα είναι η αποτελεσματικότητα κεφαλαίου. Η άμεση αγορά ενός κομματιού δεσμεύει μετρητά σε απόθεμα που μπορεί να παραμείνει για μήνες πριν πουληθεί. Ένα κομμάτι παρακαταθήκης δημιουργεί έσοδα όταν πουληθεί χωρίς να απαιτείται αρχική επένδυση. Για ένα κατάστημα με περιορισμένο προϋπολογισμό αγορών, ή για μια κατηγορία όπου ο κατάλληλος αγοραστής είναι αβέβαιος, η παρακαταθήκη επιτρέπει στο κατάστημα να διαθέτει το κομμάτι χωρίς τον οικονομικό κίνδυνο της κατοχής του.

Το δεύτερο πλεονέκτημα είναι η γκάμα. Μια ρύθμιση παρακαταθήκης με έναν πελάτη, έναν προμηθευτή ή έναν άλλο κοσμηματοπώλη επιτρέπει στο κατάστημα να παρουσιάζει κομμάτια που διαφορετικά δεν θα διέθετε. Ένα κληρονομικό κομμάτι από ιδιώτη συλλέκτη, το έργο ενός σχεδιαστή που παρουσιάζεται δοκιμαστικά, ή ένα εξειδικευμένο είδος εκτός της συνήθους γκάμας του καταστήματος: όλα αυτά επεκτείνουν αυτό που μπορεί να προσφέρει το κατάστημα χωρίς να απαιτείται μόνιμη δέσμευση αγοράς.

Το τρίτο πλεονέκτημα είναι η σχέση με τον παρακαταθέτη. Ένας πελάτης που αφήνει ένα πολύτιμο κομμάτι στο κατάστημα με παρακαταθήκη έχει λόγο να παραμείνει σε επαφή, να επισκεφθεί και να αναπτύξει μια σχέση με το κατάστημα που υπερβαίνει μια μεμονωμένη συναλλαγή. Εάν το κομμάτι πουληθεί και η εμπειρία είναι θετική, αυτός ο πελάτης μπορεί να επιστρέψει με περισσότερα κομμάτια, να παραπέμψει άλλους ή να γίνει ο ίδιος αγοραστής.

Ο κίνδυνος που αναλαμβάνει το κατάστημα είναι η ευθύνη για το κομμάτι όσο βρίσκεται υπό την επιμέλειά του. Εάν το κομμάτι καταστραφεί, χαθεί ή κλαπεί ενώ βρίσκεται στο κατάστημα, το κατάστημα ευθύνεται για την αξία του. Αυτός ο κίνδυνος πρέπει να αναγνωριστεί, να διαχειριστεί μέσω κατάλληλης ασφαλιστικής κάλυψης και να κοινοποιηθεί σαφώς στον παρακαταθέτη από την αρχή.

Τι πρέπει να συμφωνηθεί πριν ένα κομμάτι παρακαταθήκης εισέλθει στο κατάστημα

Μια ρύθμιση παρακαταθήκης χωρίς σαφή γραπτή συμφωνία αποτελεί πηγή μελλοντικών διαφορών. Η συζήτηση που φαίνεται απλή όταν παραδίδεται το κομμάτι γίνεται περίπλοκη όταν το κομμάτι πωληθεί σε τιμή που δεν περίμενε ο παρακαταθέτης, ή όταν το κομμάτι έχει παραμείνει στο κατάστημα για έξι μήνες χωρίς να πωληθεί και ο παρακαταθέτης θέλει να το πάρει πίσω.

Οι όροι που πρέπει να συμφωνηθούν και να τεκμηριωθούν πριν το κομμάτι εισέλθει στο κατάστημα καλύπτουν έξι τομείς.

• Η δομή καταβολής είναι η πιο σημαντική. Λαμβάνει ο παρακαταθέτης ένα ποσοστό της τιμής πώλησης, με το κατάστημα να διατηρεί το υπόλοιπο ως προμήθεια, ή ένα σταθερό ποσό, με το κατάστημα να διατηρεί όλα όσα υπερβαίνουν αυτό ως περιθώριο; Ένα μοντέλο ποσοστού σημαίνει ότι ο παρακαταθέτης ωφελείται εάν το κομμάτι πωληθεί πάνω από την αναμενόμενη τιμή. Ένα μοντέλο σταθερής καταβολής σημαίνει ότι το κατάστημα διατηρεί όλο το πλεονέκτημα πάνω από το συμφωνημένο ποσό.
• Η συμφωνημένη τιμή πώλησης ή εύρος τιμών καθορίζει την προσδοκία για το τι θα προσφερθεί το κομμάτι. Εάν το κατάστημα έχει την ευχέρεια να μειώσει την τιμή μετά από ορισμένη περίοδο, αυτό θα πρέπει να συμφωνηθεί εκ των προτέρων με σαφές όριο για το πότε μια μείωση απαιτεί την έγκριση του παρακαταθέτη.
• Το ποσοστό προμήθειας για ένα μοντέλο ποσοστού πρέπει να είναι συγκεκριμένο. Οι τυπικές προμήθειες παρακαταθήκης στο λιανικό εμπόριο κοσμημάτων κυμαίνονται συνήθως από είκοσι έως σαράντα τοις εκατό της τιμής πώλησης ανάλογα με τον τύπο του κομματιού, τον αναμενόμενο χρόνο πώλησης και τα λειτουργικά έξοδα του καταστήματος. Ένα vintage κομμάτι που απαιτεί εξειδικευμένη γνώση για να πωληθεί δικαιολογεί υψηλότερη προμήθεια από ένα σύγχρονο κομμάτι που πωλεί τακτικά το κατάστημα.
• Η περίοδος παρακαταθήκης καθορίζει πόσο χρόνο θα διατηρηθεί το κομμάτι πριν πωληθεί ή επιστραφεί. Μια ανοιχτή παρακαταθήκη χωρίς συμφωνημένη ημερομηνία λήξης δημιουργεί αμφισημία και για τα δύο μέρη. Μια καθορισμένη περίοδος τριών έως έξι μηνών, με δυνατότητα παράτασης με αμοιβαία συμφωνία, θέτει σαφείς προσδοκίες και δημιουργεί ένα φυσικό σημείο αναθεώρησης.
• Ο όρος επιστροφής διευκρινίζει τι συμβαίνει εάν το κομμάτι δεν πωληθεί εντός της συμφωνημένης περιόδου. Επιστρέφεται στον ιδιοκτήτη χωρίς κόστος; Υπάρχει χρέωση διαχείρισης για την περίοδο αποθήκευσης και προβολής; Μπορεί το κατάστημα να προτείνει μείωση τιμής πριν επιστρέψει το κομμάτι;
• Ο χρόνος καταβολής προσδιορίζει πότε ο παρακαταθέτης λαμβάνει το μερίδιό του μετά από μια πώληση. Αμέσως κατά την πώληση, εντός επτά ημερών ή σε μηνιαίο διακανονισμό: οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να λειτουργήσει, αλλά πρέπει να συμφωνηθεί εκ των προτέρων ώστε ο παρακαταθέτης να γνωρίζει πότε να περιμένει την πληρωμή.

Το Gem Logic καταγράφει την ταυτότητα, την υπογραφή και τον τραπεζικό λογαριασμό του ιδιοκτήτη κατά την παραλαβή, δημιουργεί έγγραφα παρακαταθήκης για τον ιδιοκτήτη με προαιρετικά ορατή προμήθεια, και παρακολουθεί το πλήρες ιστορικό κατάστασης από την προσφορά έως την πληρωμή.

Διατήρηση των κομματιών παρακαταθήκης ξεχωριστά από το ιδιόκτητο απόθεμα

Η πιο σημαντική λειτουργική πειθαρχία στη διαχείριση παρακαταθήκης είναι η διατήρηση των κομματιών παρακαταθήκης πλήρως διαχωρισμένων από το ιδιόκτητο απόθεμα σε κάθε σύστημα που τα αφορά.

Ένα κομμάτι παρακαταθήκης που αναμιγνύεται με το ιδιόκτητο απόθεμα δημιουργεί προβλήματα σε τρεις κατευθύνσεις. Η οικονομική αναφορά το εμφανίζει ως ιδιόκτητο απόθεμα, γεγονός που διογκώνει την αξία περιουσιακών στοιχείων του καταστήματος με απόθεμα που δεν κατέχει. Ο υπολογισμός καταβολής γίνεται χειροκίνητος και επιρρεπής σε λάθη όταν το κομμάτι πωληθεί, επειδή το σύστημα δεν γνωρίζει ότι ήταν παρακαταθήκη. Και εάν το κομμάτι ποτέ υποτιμηθεί, επιστραφεί ή αμφισβητηθεί, δεν υπάρχει καθαρό αρχείο της χωριστής του κατάστασης.

Το χωριστό απόθεμα παρακαταθήκης δεν είναι πολυτέλεια για μεγάλα καταστήματα. Είναι βασική απαίτηση για τη σωστή διαχείριση της παρακαταθήκης σε οποιαδήποτε κλίμακα, και είναι μία από τις λεπτομέρειες που κάνει την απογραφή για ένα κοσμηματοπωλείο ακριβή και όχι κατά προσέγγιση. Κάθε κομμάτι παρακαταθήκης χρειάζεται τη δική του εγγραφή που προσδιορίζει τον ιδιοκτήτη, τη συμφωνημένη δομή καταβολής, την ημερομηνία παραλαβής, την περίοδο παρακαταθήκης και την τρέχουσα κατάσταση. Αυτή η εγγραφή υπάρχει παράλληλα αλλά ξεχωριστά από την εγγραφή του ιδιόκτητου αποθέματος, έτσι ώστε οι δύο να μην συγχέονται ποτέ.

Το Gem Logic διατηρεί τα κομμάτια παρακαταθήκης σε ξεχωριστό απόθεμα που δεν αναμιγνύεται ποτέ με τα στοιχεία του ιδιόκτητου αποθέματος. Κάθε παρακαταθήκη έχει μια κατάσταση που μετακινείται μέσω μιας καθορισμένης ροής εργασίας: προσφορά, σε εκκρεμότητα, σε απόθεμα, πωληθέν, καταβληθέν, επιστραφέν, ακυρωθέν. Οποιοδήποτε μέλος της ομάδας μπορεί να δει την τρέχουσα κατάσταση και να συνεχίσει από εκεί που σταμάτησε το τελευταίο άτομο χωρίς να χρειάζεται να ρωτήσει κανέναν σε ποιο στάδιο βρίσκεται η παρακαταθήκη.

Η διαδικασία παραλαβής: τι να καταγράψετε στην αρχή

Η παραλαβή ενός κομματιού παρακαταθήκης είναι η στιγμή όπου πρέπει να καταγραφούν οι πιο σημαντικές πληροφορίες, επειδή είναι οι πληροφορίες που θα καθορίσουν κάθε επόμενο βήμα: τον υπολογισμό της καταβολής, τη γραφειοκρατία, την επικοινωνία με τον ιδιοκτήτη και τον διακανονισμό.

Κατά την παραλαβή, το ίδιο το κομμάτι πρέπει να περιγραφεί με ακρίβεια: τύπος μετάλλου, καράτια, πέτρες και οι βαθμοί τους εάν είναι γνωστοί, βάρος, κατάσταση και οποιαδήποτε αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά που επηρεάζουν την αξία ή την πωλησιμότητα. Η ίδια πειθαρχία αποτίμησης που χρησιμοποιείτε όταν αγοράζετε από το κοινό ισχύει εδώ, και τυχόν συνοδευτικά γεμολογικά πιστοποιητικά θα πρέπει να καταγράφονται με το κομμάτι. Μια φωτογραφία από πολλαπλές γωνίες τεκμηριώνει την κατάσταση κατά την παραλαβή, γεγονός που προστατεύει το κατάστημα εάν το κομμάτι επιστραφεί αργότερα και ο ιδιοκτήτης ισχυριστεί ότι ήταν σε καλύτερη κατάσταση όταν το άφησε.

Τα στοιχεία του ιδιοκτήτη πρέπει να είναι πλήρη: όνομα, στοιχεία επικοινωνίας και ο τραπεζικός λογαριασμός ή τα στοιχεία πληρωμής που θα χρησιμοποιηθούν για την καταβολή όταν το κομμάτι πωληθεί. Η καταγραφή αυτών στην εγγραφή επαφής του ιδιοκτήτη κατά την παραλαβή αποτρέπει την κατάσταση όπου ένα κομμάτι πωλείται και στη συνέχεια χρειάζεται να κυνηγήσετε τον ιδιοκτήτη για πληροφορίες πληρωμής προτού γίνει ο διακανονισμός. Είναι η ίδια πειθαρχία δεδομένων πελατών που κάνει κάθε άλλο μέρος του καταστήματος να λειτουργεί ομαλά.

Οι συμφωνηθέντες όροι πρέπει να επιβεβαιωθούν εγγράφως, είτε με ένα έντυπο έγγραφο υπογεγραμμένο από αμφότερα τα μέρη είτε με ένα ψηφιακό έγγραφο με καταγεγραμμένη υπογραφή. Αυτή δεν είναι υπερβολική τυπικότητα. Είναι η προστασία που αποτρέπει μια παρεξήγηση κατά την πώληση να γίνει διαφορά.

Το κομμάτι στη συνέχεια εισάγεται στο απόθεμα παρακαταθήκης με τη δική του μοναδική αναφορά, συνδεδεμένο με την εγγραφή επαφής του ιδιοκτήτη, και με τους όρους καταβολής καταγεγραμμένους έτσι ώστε ο υπολογισμός να είναι αυτόματος όταν το κομμάτι πωληθεί.

Διαχείριση της παρακαταθήκης έως την πώληση

Μόλις ένα κομμάτι παρακαταθήκης βρεθεί στο απόθεμα, η δουλειά του καταστήματος είναι να το πουλήσει τόσο αποτελεσματικά όσο θα πουλούσε οποιοδήποτε ιδιόκτητο κομμάτι, διατηρώντας παράλληλα την επίγνωση ότι το κομμάτι ανήκει σε κάποιον άλλο και ότι αυτή η επίγνωση πρέπει να διαμορφώνει τον τρόπο με τον οποίο εκτίθεται, τιμολογείται και παρουσιάζεται.

Η τιμολόγηση ενός κοσμήματος σε consignment απαιτεί ισορροπία μεταξύ της προσδοκίας του ιδιοκτήτη, της αγοραίας αξίας του κοσμήματος και της δομής προμήθειας του καταστήματος. Ένα κόσμημα που είναι υπερβολικά ακριβό για να προστατεύσει την αναμενόμενη αποπληρωμή του ιδιοκτήτη δεν θα πουληθεί. Ένα κόσμημα που είναι υπερβολικά φθηνό μπορεί να πωληθεί γρήγορα, αλλά να δημιουργήσει διαφωνία σχετικά με την αποπληρωμή εάν ο ιδιοκτήτης θεωρήσει ότι η τιμή ήταν κάτω από αυτό που συμφώνησε να αποδεχτεί. Το συμφωνημένο εύρος τιμών θα πρέπει να αποτελεί το σημείο αναφοράς και οποιαδήποτε προσαρμογή πέραν αυτού του εύρους θα πρέπει να περιλαμβάνει συνομιλία με τον ιδιοκτήτη προτού αλλάξει η τιμή.

Η επικοινωνία με τον ιδιοκτήτη κατά τη διάρκεια της περιόδου consignment θα πρέπει να είναι αρκετά τακτική ώστε να μην αισθάνεται την ανάγκη να επιμένει για ενημερώσεις, αλλά όχι τόσο συχνή ώστε να γίνεται επιβαρυντική. Μια μηνιαία ενημέρωση εάν το κόσμημα δεν έχει πωληθεί και μια άμεση ειδοποίηση τη στιγμή που πωληθεί αποτελεί ένα εύλογο πρότυπο. Η ειδοποίηση κατά την πώληση είναι ιδιαίτερα σημαντική, επειδή είναι η στιγμή που ενεργοποιείται το οικονομικό συμφέρον του ιδιοκτήτη: χρειάζεται να γνωρίζει την τιμή πώλησης και τον αναμενόμενο χρονοδιάγραμμα αποπληρωμής.

Το Gem Logic αποστέλλει εσωτερική ειδοποίηση τη στιγμή που πωληθεί ένα κόσμημα σε consignment, ώστε η διαδικασία ειδοποίησης του ιδιοκτήτη και αποπληρωμής να μπορεί να ξεκινήσει αμέσως και όχι να ανακαλυφθεί κατά τη συμφωνία τέλους μήνα.

Ο υπολογισμός της αποπληρωμής και ο διακανονισμός

Ο υπολογισμός της αποπληρωμής είναι το σημείο όπου η διαχείριση του consignment είτε λειτουργεί ομαλά είτε δημιουργεί τριβές. Ένας υπολογισμός που είναι διαφανής, βασισμένος στην πραγματική τιμή πώλησης και διακανονισμένος σύμφωνα με το συμφωνημένο χρονοδιάγραμμα αφήνει τον παραχωρητή ικανοποιημένο και τη σχέση άθικτη. Ένας υπολογισμός που είναι αδιαφανής, καθυστερημένος ή ασυνεπής με αυτό που συμφωνήθηκε δημιουργεί το είδος της διαφωνίας που τερματίζει τις σχέσεις και μερικές φορές καταλήγει σε νομική συζήτηση.

Η πραγματική τιμή πώλησης αποτελεί τη σωστή βάση για έναν υπολογισμό αποπληρωμής σε ποσοστό, όχι η τιμή καταλόγου ή η αναμενόμενη τιμή. Εάν ένα κόσμημα που αναγράφεται σε πέντε χιλιάδες ευρώ πωληθεί στα τέσσερις χιλιάδες πεντακόσια μετά από διαπραγματευμένη έκπτωση, η αποπληρωμή υπολογίζεται στα τέσσερις χιλιάδες πεντακόσια. Εάν πωληθεί στην τιμή καταλόγου, η αποπληρωμή υπολογίζεται σε αυτήν. Αυτό πρέπει να συμφωνηθεί κατά την παραλαβή και να επιβεβαιωθεί στα έγγραφα του consignment ώστε να μην υπάρχει αμφιβολία κατά τον διακανονισμό.

Το έγγραφο διακανονισμού θα πρέπει να δείχνει την τιμή πώλησης, το ποσοστό ή το σταθερό ποσό του ιδιοκτήτη, τυχόν εκπτώσεις που συμφωνήθηκαν κατά την παραλαβή και το καθαρό ποσό που καταβάλλεται. Θα πρέπει να αποστέλλεται στον ιδιοκτήτη μαζί με την πληρωμή και όχι πριν ή μετά από αυτήν, ώστε ο ιδιοκτήτης να λαμβάνει την εξήγηση και τα χρήματα ταυτόχρονα.

Για καταστήματα με πολλαπλά ενεργά consignment, ένας μηνιαίος κύκλος διακανονισμού είναι πιο καθαρός από το να διακανονίζεται κάθε κόσμημα ξεχωριστά καθώς πωλείται. Μια μηνιαία αναφορά αποπληρωμών που δείχνει όλα τα κοσμήματα που πωλήθηκαν στην περίοδο, τις τιμές πώλησης, τα μερίδια των ιδιοκτητών και τις οφειλόμενες πληρωμές μπορεί να δημιουργηθεί και να διακανονιστεί σε μία συνεδρία. Αυτό είναι πιο αποτελεσματικό για το κατάστημα και πιο προβλέψιμο για τους παραχωρητές που έχουν πολλαπλά κοσμήματα στο απόθεμα.

Το Gem Logic υπολογίζει αυτόματα το μερίδιο του ιδιοκτήτη με βάση την πραγματική τιμή πώλησης και το συμφωνημένο ποσοστό ή σταθερό ποσό. Οι αναφορές αποπληρωμών μπορούν να φιλτραριστούν κατά ιδιοκτήτη και περίοδο, καθιστώντας τους μηνιαίους διακανονισμούς απλούς χωρίς καμία χειροκίνητη υπολογιστική.

Όταν ένα κόσμημα δεν πωλείται: η διαχείριση της επιστροφής

Δεν πωλούνται όλα τα κοσμήματα σε consignment εντός της συμφωνημένης περιόδου και η διαδικασία επιστροφής είναι εξίσου σημαντική να διαχειριστεί σωστά όσο και η παραλαβή και η πώληση.

Μια επιστροφή θα πρέπει να χειρίζεται με την ίδια πειθαρχία τεκμηρίωσης όπως μια παραλαβή. Το κόσμημα επιθεωρείται έναντι των φωτογραφιών παραλαβής, επιβεβαιώνεται η κατάστασή του και καταγράφεται η παραλαβή της επιστροφής από τον ιδιοκτήτη. Εάν το κόσμημα εκτέθηκε και χειρίστηκε κατά τη διάρκεια της περιόδου consignment και εμφανίζει φθορά πέραν αυτής που τεκμηριώθηκε κατά την παραλαβή, αυτό πρέπει να αναγνωριστεί και να αντιμετωπιστεί πριν ολοκληρωθεί η επιστροφή.

Η συζήτηση για το γιατί δεν πωλήθηκε το κόσμημα και αν μπορεί να γίνει κάτι διαφορετικά — μια μείωση τιμής, μια διαφορετική στρατηγική έκθεσης, μια μεγαλύτερη περίοδος consignment — αξίζει να γίνει πριν ολοκληρωθεί η επιστροφή παρά μετά. Ένας παραχωρητής που είναι διατεθειμένος να προσαρμόσει τους όρους για να δώσει περισσότερο χρόνο στο κόσμημα αποτελεί καλύτερο αποτέλεσμα από μια επιστροφή που τερματίζει την ευκαιρία.

Εάν η επιστροφή είναι απλή, η ολοκλήρωσή της με καθαρό και γρήγορο τρόπο αφήνει στον παραχωρητή μια θετική εντύπωση για το πώς το κατάστημα χειρίστηκε τη συμφωνία, παρόλο που το κόσμημα δεν πωλήθηκε. Αυτή η εντύπωση είναι σημαντική για το εάν θα επιστρέψουν με άλλα κοσμήματα, θα συστήσουν το κατάστημα σε άλλους ή θα γίνουν οι ίδιοι αγοραστές.

Συμπέρασμα

Το consignment αποτελεί μία από τις πιο χρήσιμες συμφωνίες που διαθέτει ένα ανεξάρτητο κοσμηματοπωλείο: έναν τρόπο να διαθέτει πολύτιμα κοσμήματα χωρίς να τα αγοράζει, να επεκτείνει τη γκάμα χωρίς δέσμευση κεφαλαίου και να χτίζει σχέσεις με παραχωρητές που ενδέχεται να γίνουν μακροπρόθεσμοι πελάτες ή προμηθευτές.

Τα καταστήματα που κάνουν καλά το consignment δεν είναι αυτά που έχουν τα περισσότερα κοσμήματα consignment στο απόθεμα. Είναι αυτά που τεκμηριώνουν κάθε συμφωνία ξεκάθαρα από την αρχή, παρακολουθούν κάθε κόσμημα ξεχωριστά από το ιδιόκτητο απόθεμα, επικοινωνούν με τους ιδιοκτήτες χωρίς να χρειάζεται να επιμένουν και διακανονίζουν τις αποπληρωμές με ακρίβεια και εγκαίρως.

Η διοίκηση που καθιστά αυτό δυνατό δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Χρειάζεται να είναι συνεπής: η ίδια διαδικασία για κάθε κόσμημα, η ίδια τεκμηρίωση σε κάθε στάδιο και ένα σύστημα που διατηρεί την κατάσταση κάθε consignment ορατή σε ολόκληρη την ομάδα χωρίς κανείς να χρειάζεται να ρωτήσει.

Κύρια σημεία

Το consignment επιτρέπει σε ένα κοσμηματοπωλείο να διαθέτει πολύτιμα κοσμήματα χωρίς τον κεφαλαιακό κίνδυνο να τα αγοράσει άμεσα, επεκτείνοντας τη γκάμα και χτίζοντας σχέσεις με παραχωρητές. Κάθε συμφωνία consignment χρειάζεται γραπτή συμφωνία σχετικά με τη δομή αποπληρωμής, το ποσοστό προμήθειας, το εύρος τιμής πώλησης, την περίοδο consignment, τους όρους επιστροφής και τον χρονισμό αποπληρωμής προτού το κόσμημα εισέλθει στο κατάστημα. Τα κοσμήματα σε consignment πρέπει να διατηρούνται πλήρως ξεχωριστά από το ιδιόκτητο απόθεμα σε κάθε σύστημα, ώστε οι οικονομικές αναφορές και οι υπολογισμοί αποπληρωμών να είναι πάντα ακριβείς.

Η διαδικασία παραλαβής θα πρέπει να καταγράφει την περιγραφή του κοσμήματος, φωτογραφίες κατάστασης, τα στοιχεία επικοινωνίας και πληρωμής του ιδιοκτήτη και υπογεγραμμένη επιβεβαίωση των συμφωνημένων όρων. Η επικοινωνία με τον ιδιοκτήτη θα πρέπει να περιλαμβάνει άμεση ειδοποίηση κατά την πώληση και τακτικές ενημερώσεις εάν το κόσμημα δεν έχει πωληθεί. Και ο υπολογισμός της αποπληρωμής θα πρέπει να βασίζεται στην πραγματική τιμή πώλησης, να διακανονίζεται με ένα σαφές έγγραφο που δείχνει την ανάλυση, στο χρονοδιάγραμμα που συμφωνήθηκε κατά την παραλαβή.