Μια καθημερινή ρουτίνα 15 λεπτών για τον υπεύθυνο ενός κοσμηματοπωλείου

Οι περισσότεροι διευθυντές κοσμηματοπωλείων περνάνε την πρώτη ώρα της ημέρας αντιδρώντας σε διάφορα περιστατικά. Ένας υπάλληλος έχει αργήσει, ένας πελάτης τηλεφωνεί για μια επισκευή, μια παραγγελία δεν έχει φτάσει, το ταμείο δείχνει έλλειμμα είκοσι ευρώ. Μέχρι να ανοίξουν οι πόρτες για το κοινό, ο διευθυντής έχει ήδη μείνει πίσω, και η μέρα δεν καταφέρνει ποτέ να τον προλάβει.

Μια σύντομη, σταθερή ρουτίνα λύνει τα περισσότερα από αυτά τα προβλήματα. Δεκαπέντε λεπτά, κάθε πρωί, με την ίδια σειρά, πριν μπει ο πρώτος πελάτης. Δεν είναι κάτι το ηρωικό, απλώς απαιτεί συνέπεια. Παρακάτω παρουσιάζουμε τη ρουτίνα που βλέπουμε να λειτουργεί σε καλά οργανωμένες μπουτίκ, χωρισμένη σε τέσσερα μέρη των τριών έως τεσσάρων λεπτών το καθένα, καθώς και μερικές σημειώσεις για τα εργαλεία που την καθιστούν εφικτή.

Λεπτά 1 έως 4: χθες έκλεισε χωρίς προβλήματα

Δεν μπορείς να ξεκινήσεις ήρεμα τη μέρα σου, αν δεν έχεις κλείσει πρώτα τη χθεσινή. Με τον καφέ στο χέρι, κάθισε μπροστά στον πίνακα ελέγχου πριν φτάσει κανείς άλλος.

• Ταμειακά διαθέσιμα και πληρωμές έχουν τακτοποιηθεί. Το συνολικό ποσό στο ταμείο ταιριάζει με την ημερήσια αναφορά. Οι πληρωμές μέσω τερματικού καρτών και διαδικτυακά έχουν αντιστοιχιστεί με τις πώλησεις. Οποιαδήποτε απόκλιση σημειώνεται πλέον με μια σύντομη σημείωση, αντί να γίνεται αναζήτηση στο τέλος του μήνα.
• Τα χθεσινά στοιχεία, στο πλαίσιο τους. Συνολικές πώλησεις, μέσος όρος αξίας παραγγελίας, αριθμός συναλλαγών, σε σύγκριση με την αντίστοιχη ημέρα της προηγούμενης εβδομάδας. Δεν παίρνετε ακόμα αποφάσεις, απλώς αξιολογείτε την κατάσταση.
• Ένα θέμα που πρέπει να διευθετηθεί. Μια επιστράφηκη επιστροφή προϊόντος, μια εκκρεμή επιστροφή χρημάτων, μια προσφορά που θα έπρεπε να έχει υπογραφεί μέχρι τώρα. Σημείωσέ το στο πρόγραμμα της ημέρας.

Με μια κατάλληλη προβολή αναφοράς του , όλη αυτή η διαδικασία απαιτεί μόνο δύο κλικ. Με ένα σημειωματάριο και λίγη μνήμη, χρειάζονται μόνο δεκαπέντε λεπτά.

Λεπτά 5 έως 8: τι υποσχέθηκε σήμερα

Όλες οι δεσμεύσεις που ανέλαβε το κατάστημά σας απέναντι στους πελάτες για σήμερα, μπροστά σας σε μία οθόνη. Στόχος είναι να μην υπάρχουν εκπλήξεις στο ταμείο.

• Οι επισκευές πρέπει να παραδοθούν σήμερα. Έχουν πράγματι ολοκληρωθεί; Βρίσκονται στο σωστό δίσκο, με το όνομα και τον αριθμό παραγγελίας του πελάτη να είναι ορατά; Αν κάτι έχει παραμεληθεί, ο πελάτης λαμβάνει ένα ευγενικό μήνυμα πριν σας καλέσει.
• Οι παραγγελίες κατά παραγγελία και οι παραγγελίες προμηθευτών πρέπει να υποβληθούν σήμερα. Έχει φτάσει το προϊόν; Αν όχι, πρέπει να τηλεφωνήσετε; Μια αναμενόμενη παράδοση για την οποία δεν υπάρχει καμία ενημέρωση στις 9 το πρωί σπάνια θα είναι έτοιμη εγκαίρως το μεσημέρι.
• Προσφορές που λήγουν σήμερα. Μια υπενθύμιση που στέλνεις τώρα αξίζει όσο δέκα επαναληπτικές προσπάθειες την επόμενη εβδομάδα.

Τέσσερα λεπτά εδώ σε γλιτώνουν από την χειρότερη δυνατή κατάσταση: τον πελάτη που στέκεται μπροστά στον πάγκο σου περιμένοντας κάτι που δεν έχεις.

Σελίδες 9 έως 12: το σημερινό ημερολόγιο

Τώρα δες τι έχει προγραμματιστεί πραγματικά. Αντιμετώπισε το ημερολόγιο ως ένα πραγματικό έγγραφο, όχι ως μια ευγενική πρόταση.

• Ραντεβού με πελάτες. Συμβουλευτικές συναντήσεις για γάμους, μέτρηση μεγέθους δαχτυλιδιών, VIP επισκέψεις, παραλαβή επισκευών. Για κάθε περίπτωση, θα πρέπει να έχετε στο μυαλό σας το ιστορικό του πελάτη πριν φτάσει: την τελευταία του αγορά, το στυλ του, τον προϋπολογισμό του, καθώς και τις υποσχέσεις που του δόθηκαν την προηγούμενη φορά.
• Επισκέψεις προμηθευτών και συνεργατών. Αν ένας αντιπρόσωπος έρθει να παραδώσει τη νέα συλλογή στις 11 το πρωί, κάποιος πρέπει να είναι διαθέσιμος. Κλείστε το τώρα.
• Εσωτερικά καθήκοντα. Έλεγχος αποθεμάτων στις 3 μ.μ., προπόνηση στις 5 μ.μ., προγραμματισμός ανάρτησης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού. Αν δεν είναι σημειωμένο στο ημερολόγιο, δεν θα γίνει.

Μια κοινόχρηστη ατζέντα της ομάδας στο , όπου τα ραντεβού συνδέονται με το αρχείο του πελάτη, μετατρέπει αυτή τη διαδικασία από μια άσκηση μνήμης σε μια γρήγορη ματιά τριάντα δευτερολέπτων.

Λεπτά 13 έως 15: το γήπεδο και η ομάδα

Βγες από πίσω από το γραφείο. Τα τελευταία τρία λεπτά αφορούν αυτό που ο πελάτης σου θα δει και θα νιώσει πραγματικά σήμερα.

• Η βιτρίνα και οι προθήκες. Τα φώτα αναμμένα, τα τζάμια καθαρά, χωρίς άδειους δίσκους, χωρίς δακτυλικά αποτυπώματα. Η πρώτη εντύπωση για το κατάστημα διαμορφώνεται πριν καν ανοίξει κανείς το στόμα του.
• Η συνάντηση της ομάδας. Εξήντα δευτερόλεπτα, όρθιοι. Τα χθεσινά στοιχεία. Οι δύο ή τρεις πελάτες που αναμένεται να έρθουν σήμερα. Το προϊόν που θέλετε να γνωρίζουν όλοι, είτε είναι διαθέσιμο είτε μόλις έφτασε. Τυχόν εμπόδια.
• Η μοναδική προτεραιότητα της ημέρας. Όχι πέντε, μία. Το λέμε δυνατά. Σήμερα ολοκληρώνουμε την αναθεώρηση των αποθεμάτων που δεν πωλούνται. Σήμερα επικοινωνούμε ξανά για κάθε προσφορά της περασμένης εβδομάδας. Σήμερα φωτογραφίζουμε επιτέλους τη νέα συλλογή. Η ομάδα αποχωρεί από τη σύσκεψη γνωρίζοντας ακριβώς τι σημαίνει επιτυχία.

Από μια ώρα πυρόσβεσης σε δεκαπέντε ήρεμα λεπτά

Η παραπάνω ρουτίνα είναι εφικτή μόνο αν τα εργαλεία σας μπορούν να ανταποκριθούν. Αν οι χθεσινές πώλησεις βρίσκονται σε ένα σύστημα, η λίστα επισκευών είναι γραμμένη σε χαρτί, η ατζέντα βρίσκεται στο μυαλό κάποιου άλλου και η λίστα υποχρεώσεων είναι γραμμένη σε αυτοκόλλητα σημειώματα, τα δεκαπέντε λεπτά δεν αρκούν. Χρειάζεστε τουλάχιστον τριάντα λεπτά μόνο για να συγκεντρώσετε τα δεδομένα.

Το Gem Logic υπάρχει για να μπορεί αυτή η ρουτίνα να ολοκληρωθεί σε μόλις ένα τέταρτο της ώρας. Πώλησεις, επισκευές, παραγγελίες κατά παραγγελία, προσφορές, ραντεβού και εργασίες της ομάδας εμφανίζονται όλες σε μία οθόνη, συνδεδεμένες με τον πελάτη στον οποίο αναφέρονται. Οι επαναλαμβανόμενες εργασίες εμφανίζονται ξανά σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που έχετε ορίσει, έτσι ώστε η ίδια η ρουτίνα να λειτουργεί στο σύστημα ως καθημερινή λίστα ελέγχου, την οποία ο υπεύθυνος απλώς τσεκάρει.

Μόλις οργανωθεί, το πρωινό γίνεται μια μηχανική διαδικασία, με την καλύτερη έννοια του όρου. Ανοίγω τον πίνακα ελέγχου, ακολουθώ τη λίστα, κλείνω τον πίνακα ελέγχου, ξεκλειδώνω την πόρτα.

Η συνήθεια νικά την ηρωική πράξη

Τα καταστήματα που φαίνονται να λειτουργούν αβίαστα δεν διευθύνονται από εξαιρετικούς ανθρώπους που εργάζονται υπερβολικά πολλές ώρες. Διευθύνονται από απλούς ανθρώπους που κάνουν τα ίδια μικρά πράγματα κάθε πρωί. Δεκαπέντε λεπτά, τέσσερα τετράγωνα, με την ίδια σειρά, πριν ανοίξει η πόρτα. Συνδυάστε αυτό με τα γενικότερα συστατικά ενός επιτυχημένου καταστήματος για κοσμήματα που αναφέρονται στο βιβλίο «» , και θα σταματήσετε να αντιδράτε στην καθημερινότητά σας και θα αρχίσετε να την καθοδηγείτε.