Wie Juwelen Vander Avort seine Betriebsabläufe modernisiert hat
Ein seit 35 Jahren bestehendes Familienunternehmen für Schmuckgeschäfte in Leuven hat den Übergang von veralteten manuellen Abläufen zu einem modernen, integrierten Betriebsmanagementsystem erfolgreich vollzogen.
Über Juwelen Vander Avort
Juwelen Vander Avort wurde 1985 gegründet und betreut seit über 35 Jahren Kunden in der Altstadt von Leuven. Das Familienunternehmen ist auf Verlobungsringe, maßgefertigten Schmuck und professionelle Reparaturdienstleistungen spezialisiert.
Im Jahr 2018 begann Maxime Vander Avort, die Leitung des Unternehmens von seinen Eltern zu übernehmen. Als das Unternehmen wuchs, erkannte er, dass die manuellen Abläufe und die veraltete Software die Effizienz beeinträchtigten und die Qualität des Kundenservices beeinträchtigten.
Das Ziel bestand darin, die Betriebsabläufe zu modernisieren und gleichzeitig den Ruf für persönlichen Service zu bewahren.
Frühere Systembeschränkungen
Fünfzehn Jahre zuvor hatte das Geschäft ein CRM-System eingeführt, um von handschriftlichen Aufzeichnungen wegzukommen. Das System war anfangs zwar hilfreich, wurde aber im Laufe der Zeit aufgrund begrenzter Aktualisierungen und fehlender wichtiger Funktionen veraltet.
Die veraltete Software führte in der Hochsaison zu Ineffizienzen, da es Probleme bei der Synchronisation der Daten und eingeschränkte Berichtsfunktionen gab. Die Produktivität der Mitarbeiter litt darunter, insbesondere in geschäftigen Zeiten wie Weihnachten und Valentinstag.
Maxime erkannte, dass die Modernisierung ihres Unternehmensmanagementsystems für das weitere Wachstum unerlässlich war.
Das Wettbewerbsumfeld
Juwelen Vander Avort benötigte ein Tool, das eine optimierte Prozess- und Datenverwaltung ermöglicht und gleichzeitig den hochgradig personalisierten Service der Marke gewährleistet.
Die Schmuckbranche ist von starkem Wettbewerb geprägt und stellt eine große Herausforderung dar. Aus diesem Grund hat sich Juwelen Vander Avort auf persönlichen Service und einzigartige, maßgefertigte Schmuckstücke spezialisiert, sodass die Kunden regelmäßig wiederkommen, um ihre besonderen Stücke reinigen und pflegen zu lassen.
In den letzten zehn Jahren hat der Online-Handel erheblich zugenommen, was sowohl neue Chancen als auch Herausforderungen mit sich gebracht hat. Als Maxime die Leitung übernahm, wollte er das Online-Geschäft ausbauen und gleichzeitig eine lückenlose Abstimmung zwischen dem physischen und dem digitalen Inventar gewährleisten.
Wichtige operative Herausforderungen
Mehrere immer wieder auftretende Probleme beeinträchtigten den täglichen Betrieb und die Qualität des Kundenservices.
Probleme bei der Verwaltung des Inventars
Kundenanfragen zu bestimmten Artikeln erforderten aufgrund uneinheitlicher Inventar-Daten oft mehrere Systemabfragen und Telefonate mit Lieferanten. Dieser Vorgang konnte pro Anfrage 15 bis 20 Minuten in Anspruch nehmen, was sich negativ auf das Kundenerlebnis und die Produktivität der Mitarbeiter auswirkte.
In der Hochsaison wurden diese Verzögerungen besonders bei zeitkritischen Einkäufen zum Problem.
Schwierigkeiten bei der Reparaturverfolgung
Da sich ihre Reparaturwerkstatt am anderen Ende der Stadt befand, erforderte die Nachverfolgung des Reparaturstatus eine manuelle Abstimmung zwischen den Standorten. Kundenanfragen zum Reparaturfortschritt konnten oft nicht sofort beantwortet werden, sodass die Mitarbeiter sich persönlich bei der Werkstatt erkundigen mussten.
Dieser Prozess wirkte sich auf die Reaktionszeiten und die Kundenzufriedenheit aus, insbesondere bei dringenden Reparaturen.
Herausforderungen bei der Auftragsabwicklung
In Stoßzeiten konnte die Suche nach bestimmten bestellten Artikeln aufgrund uneinheitlicher Nachverfolgung zwischen Liefer-, Lager- und Verkaufsorten zeitaufwändig sein. Dies wirkte sich auf die Effizienz der Mitarbeiter und die Wartezeiten der Kunden aus.
Diese Ineffizienzen machten sich besonders in der Hochsaison bemerkbar, wenn eine schnelle Auftragsabwicklung entscheidend war.
Die richtige Lösung finden
Nachdem er verschiedene Optionen geprüft hatte, entschied sich Maxime für die Einführung eines umfassenden Betriebsmanagementsystems, das speziell auf Schmuckunternehmen zugeschnitten ist. Aufgrund der branchenspezifischen Funktionen und des ganzheitlichen Ansatzes fiel seine Wahl schließlich auf Gem Logic.
Auch wenn wir schon vor der Einführung der Gem Logic-Software gut dastanden, war uns bewusst, dass uns die Grenzen unserer alten Prozesse irgendwann einholen würden. Bei Gem Logic geht es darum, den nächsten Schritt zu gehen und das, was wir aufgebaut haben, weiter zu verbessern. Es ist ein Werkzeug, mit dem wir neue Möglichkeiten erschließen und unseren Horizont erweitern können.
Ergebnisse nach der Umsetzung
Nach der Einführung von Gem Logic verzeichnete das Geschäft deutliche Verbesserungen bei der betrieblichen Effizienz und der Qualität des Kundenservices.
Verbesserte Reaktion des Inventars
Kundenanfragen zur Produktverfügbarkeit werden nun sofort anhand von Inventar-Daten in Echtzeit beantwortet. Die Antwortzeiten haben sich von 15 bis 20 Minuten auf unter 3 Minuten verkürzt, wobei genaue Bestandsinformationen und Lieferprognosen bereitgestellt werden.
Optimierte Reparaturverfolgung
Anfragen zum Reparaturstatus werden nun dank Echtzeit-Verfolgung zwischen den Standorten sofort bearbeitet. Kunden erhalten genaue Informationen zum Reparaturfortschritt und zu den Fertigstellungsterminen, was die Zufriedenheit und die Weiterempfehlungsrate erhöht.
Effiziente Auftragsabwicklung
Dank der integrierten Sendungsverfolgung laufen Auftragsabwicklung und -ausführung nun reibungslos ab. Der Betrieb in der Hochsaison verläuft nun reibungslos, da die Suchzeiten verkürzt und das Abholerlebnis für die Kunden verbessert wurden.
Geringere Arbeitsbelastung
Automatisierte Prozesse und Echtzeit-Daten haben den Verwaltungsaufwand im Tagesgeschäft verringert
Verbesserter Kundenservice
Schnellere Reaktionszeiten und präzise Informationen führten zu einer höheren Kundenzufriedenheit
Skalierbarer Betrieb
Eine moderne Infrastruktur, die das weitere Wachstum und die Expansion des Unternehmens unterstützt
Gesamtauswirkungen
Die Einführung des Systems für das Schmuckgeschäft von Gem Logic hat die betrieblichen Herausforderungen von Juwelen Vander Avort erfolgreich bewältigt. Die integrierte Lösung steigerte die Effizienz, verbesserte den Kundenservice und schuf die Grundlage für weiteres Geschäftswachstum, wobei das Bekenntnis zu persönlichem Service gewahrt blieb.