Peppol-E-Rechnungen für Ihr Schmuckunternehmen verstehen

Die Art und Weise, wie Unternehmen in Europa Rechnungen austauschen, verändert sich rasant. Wenn Sie ein Schmuckunternehmen betreiben, das an andere Unternehmen oder staatliche Einrichtungen verkauft oder Rechnungen von Lieferanten erhält, sollten Sie sich mit Peppol vertraut machen. Dieses standardisierte E-Rechnungsnetzwerk wird in immer mehr EU-Ländern zur Pflicht, und Gem Logic macht es Ihnen leicht, die Vorschriften einzuhalten.

Was ist Peppol?

Peppol steht für „Pan-European Public Procurement Online“. Es handelt sich um ein sicheres Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden elektronische Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften in einem standardisierten Format austauschen können.

Stellen Sie sich das wie eine E-Mail für Rechnungen vor, allerdings mit einem entscheidenden Unterschied: Jede Rechnung folgt genau derselben Struktur, sodass die empfangenden Systeme sie automatisch und ohne menschliches Zutun verarbeiten können.

Der Ablauf ist einfach: Ihr Unternehmen versendet eine Rechnung über Gem Logic (das als Ihr Zugangspunkt fungiert), das Peppol-Netzwerk leitet sie sicher weiter, und sie trifft im System Ihres Kunden ein. Jede Peppol-Rechnung verwendet dieselbe XML-Struktur (UBL-Format), was bedeutet, dass empfangende Systeme Rechnungen automatisch lesen und verarbeiten können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Jeder Teilnehmer im Peppol-Netzwerk wird überprüft und verfügt über eine eindeutige Peppol-ID. Dadurch werden Rechnungsbetrug verhindert und sichergestellt, dass Ihre Dokumente den richtigen Empfänger erreichen.

Warum Ihr Schmuckunternehmen Peppol braucht

In mehreren EU-Ländern wird die elektronische Rechnungsstellung über Peppol für Transaktionen zwischen Unternehmen zur Pflicht. Wenn Sie darauf nicht vorbereitet sind, könnten Compliance-Probleme entstehen oder Ihnen Geschäftsmöglichkeiten entgehen.

Zeitplan für die elektronische Rechnungsstellung in der EU

Belgien - Die elektronische Rechnungsstellung über Peppol ist bereits für Rechnungen an staatliche Stellen (B2G) verpflichtend. Auch für den B2B-Bereich stehen entsprechende Vorschriften bevor.

Frankreich - Ab 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Transaktionen verpflichtend, wobei die Einführung schrittweise und je nach Größe des Unternehmens erfolgt.

Deutschland - Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist für den Zeitraum 2025–2027 geplant; dabei müssen Unternehmen zunächst in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, bevor sie diese versenden dürfen.

übrige EU - Die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) zielt darauf ab, die elektronische Rechnungsstellung bis 2028 in allen Mitgliedstaaten zu vereinheitlichen.

Auch wenn die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Land noch nicht vorgeschrieben ist, verschafft Ihnen die Peppol-Kompatibilität einen Wettbewerbsvorteil. Viele größere Unternehmen und Behörden bevorzugen bereits Peppol-Rechnungen oder verlangen von ihren Lieferanten, dass diese solche Rechnungen versenden.

Vorteile für Ihr Schmuckunternehmen

Halten Sie die Vorschriften ein - Erfüllen Sie aktuelle und künftige Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, ohne in letzter Minute in Hektik zu geraten. Wenn Sie jetzt vorbereitet sind, bleibt Ihr Geschäftsbetrieb später ungestört.

Zeit sparen - Kein Drucken, Scannen oder Versenden von PDF-Rechnungen per E-Mail mehr. Versenden Sie Rechnungen direkt aus Gem Logic mit nur einem Klick und erhalten Sie Lieferantenrechnungen automatisch.

Weniger Fehler - Standardisierte Rechnungsformate verhindern Fehler bei der manuellen Dateneingabe. Das System Ihres Kunden liest Ihre Rechnungsdaten automatisch und fehlerfrei aus.

Schnellere Zahlungen - Wenn Rechnungen automatisch vom System der Buchhaltung Ihres Kunden verarbeitet werden, gelangen sie schneller in die Zahlungswarteschlange. Keine Rechnungen gehen mehr in E-Mail-Posteingängen verloren.

Papierlos arbeiten - Elektronische Rechnungsstellung bedeutet: kein Papier, kein Drucken, kein Porto. Besser für die Umwelt und besser für Ihr Geschäftsergebnis.

Mehr Aufträge gewinnen - Viele größere Unternehmen bevorzugen Lieferanten, die Peppol-Rechnungen versenden können. Die Peppol-Kompatibilität eröffnet neue Möglichkeiten im B2B-Bereich.

So funktioniert Peppol in Gem Logic

Gem Logic verfügt über einen direkten Peppol-Zugangspunkt. Das bedeutet, dass Sie sich nicht bei E-Rechnungsdiensten von Drittanbietern anmelden oder zusätzliche Gebühren zahlen müssen. Alles wird im Rahmen Ihres bestehenden Gem Logic-Abonnements abgewickelt.

Versenden von Rechnungen über Peppol

1. Aktivieren Sie Peppol in Ihren Einstellungen - Gehen Sie zu Ihren Gem Logic-Einstellungen und aktivieren Sie die Peppol-Integration. Zur Registrierung im Peppol-Netzwerk müssen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben.
2. Geben Sie die Peppol-ID Ihres Kunden ein - Fügen Sie für jeden Kunden, an den Sie Peppol-Rechnungen senden möchten, dessen Peppol-ID zum Kundendatensatz hinzu. Dabei handelt es sich in der Regel um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit einem vorangestellten Ländercode (z. B. BE:0123456789).
3. Rechnung erstellen und versenden - Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt in Gem Logic. Wenn Sie bereit sind, sie zu versenden, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Über Peppol senden“. Die Rechnung wird automatisch in das richtige UBL-Format konvertiert und an Ihren Kunden übermittelt.

Gem Logic zeigt Ihnen den Zustellstatus jeder Peppol-Rechnung an, sodass Sie genau wissen, wann Ihre Rechnung im System Ihres Kunden eingegangen ist.

Rechnungen von Lieferanten erhalten

Sobald Sie im Peppol-Netzwerk registriert sind, können Ihre Lieferanten Rechnungen direkt an Ihr Gem Logic-Konto senden. Diese Rechnungen werden automatisch in Ihrem System angezeigt und stehen zur Prüfung und Bearbeitung bereit.

• Rechnungen gehen automatisch ein
• Die Daten sind korrekt vorausgefüllt
• Keine manuelle Eingabe der Daten erforderlich
• Es wird ein vollständiger Prüfpfad geführt

Erste Schritte mit Peppol

Der Einstieg ist ganz einfach:

1. Aktivieren Sie die Peppol-Integration in den Einstellungen von Gem Logic
2. Geben Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein, um Ihre Peppol-ID zu erhalten und dem Netzwerk beizutreten
3. Fügen Sie die Peppol-IDs Ihrer Kunden hinzu und versenden Sie Ihre erste elektronische Rechnung