Wenn Sie ein Schmuckgeschäft in Panama betreiben, muss jeder von Ihnen in Rechnung gestellte Verkauf von der DGI genehmigt werden, bevor Sie dem Kunden die Quittung aushändigen. Das Format ist streng, der Zertifizierungsprozess ist gnadenlos, und die alte Desktop-Software, die die meisten Juweliere noch verwenden, wurde nie dafür entwickelt. Die gute Nachricht: Gem Logic lässt sich nun über einen zertifizierten Anbieter direkt mit der DGI verbinden, sodass der gesamte Compliance-Prozess mit einem Klick auf demselben Bildschirm abgewickelt wird, auf dem Sie auch den Verkauf abwickeln.

Was die panamaische Steuerbehörde (DGI) tatsächlich verlangt

Die Dirección General de Ingresos (DGI) ist die Steuerbehörde Panamas. Im Rahmen des Sistema de Facturación Electrónica de Panamá (SFEP) muss jede Geschäftsrechnung über einen Proveedor de Autorización Calificado (PAC) an die DGI übermittelt und beglaubigt werden, bevor sie als gültig gilt. Eine ausgedruckte Quittung, die nie bei der DGI eingegangen ist, ist in der Praxis keine echte Rechnung.

Sobald ein Dokument beglaubigt wurde, werden Ihnen von der DGI drei Unterlagen zurückgegeben, die Sie aufbewahren müssen:

Ein „“ (CUFE) ist die eindeutige Steueridentifikationsnummer des Dokuments. Ohne diese Nummer ist die Rechnung rechtlich nicht gültig.
Eine Autorisierungsprotokollnummer von , die belegt, dass die DGI das Dokument akzeptiert hat.
Eine URL mit einem QR-Code für „“ (), die auf der Rechnung oder dem Kassenbon aufgedruckt werden muss, damit der Kunde das Dokument auf dem DGI-Portal überprüfen kann.

Gutschriften unterliegen denselben Regeln und müssen auf die CUFE-Nummer der ursprünglichen Rechnung verweisen. Wenn Sie einen Beleg stornieren, muss diese Stornierung ebenfalls innerhalb einer festgelegten Frist an die DGI gemeldet werden. All dies ist zwingend vorgeschrieben.

Warum das bei veralteter Schmucksoftware so mühsam ist

Die meisten älteren Kassensysteme für Juweliere wurden entwickelt, lange bevor die elektronische Rechnungsstellung überhaupt ein Thema war. Sie drucken eine Papierrechnung aus, speichern die Summen in einer lokalen Datenbank – und das war’s dann auch schon. Um die Anforderungen der DGI zu erfüllen, müssen Juweliere letztendlich ein separates Portal nachrüsten: Sie geben jeden Verkauf erneut ein und heften dann einen ausgedruckten QR-Code an die Quittung, die der Kunde ohnehin schon in der Hand hält.

Das Ergebnis ist die Art von Reibungsverlusten, die jeder Ladenbesitzer kennt. Tippfehler zwischen Kasse und Online-Portal. Rechnungen, die nie beim Finanzamt angekommen sind, weil die Verbindung abgebrochen ist. Kunden, die an der Kasse warten, während das Personal eine Rechnung in ein zweites System neu eingibt. Und am Monatsende die mühsame Nacharbeit, um die Verkäufe des Ladens mit den beim Finanzamt eingegangenen Daten abzugleichen.

Wie Gem Logic die DGI-Zertifizierung handhabt

Die Panama-DGI-Integration ist in dasselbe Rechnungs- und Buchhaltungs-Modul von „“ eingebunden, das Sie bereits für Ihre übrige Rechnungsstellung nutzen. Es gibt kein zweites Portal, keine doppelte Dateneingabe und kein separates Abonnement bei einem externen Fiskalisierungsdienstleister.

Von jeder Ausgangsrechnung oder Gutschrift aus können Sie:

Senden Sie das Dokument mit einem Klick an die DGI. Gem Logic erstellt die JSON-Nutzdaten, signiert sie über ein zertifiziertes PAC und wartet auf die Antwort.
Die Daten „“, „CUFE“, das Autorisierungsprotokoll und die QR-Code-URL werden automatisch abgerufen. Sie werden im Rechnungsdatensatz gespeichert und auf der Kundenkopie ausgedruckt.
Ein zuvor beglaubigtes Dokument unter Angabe eines Grundes widerrufen. Der Widerruf wird der DGI gemeldet und auf dem Dokument selbst vermerkt.
Stellen Sie eine Gutschrift aus, die automatisch auf die CUFE der Originalrechnung verweist, damit die Verbindung zwischen beiden Dokumenten stets erhalten bleibt.

Auf einer speziellen Konfigurationsseite werden alle Dokumente aufgelistet, die kürzlich an die DGI gesendet wurden, einschließlich Status, CUFE und einem Link zum QR. Wenn etwas abgelehnt wird, werden die vollständige Anfrage und die Antwort protokolliert, sodass Sie oder unser Support-Team genau sehen können, was die DGI geantwortet hat und warum.

So sieht das an der Theke aus

Bei einem normalen Verkauf bleibt der Ablauf für Ihre Mitarbeiter unverändert. Sie scannen den Artikel an der „“-Kasse , nehmen die Zahlung entgegen und bestätigen die Rechnung. Gem Logic wickelt im Hintergrund die Zertifizierungsanfrage an die DGI ab und druckt einen Beleg aus, der bereits den QR-Code, die CUFE und die Protokollnummer enthält.

Ob Reparaturen, Sonderanfertigungen oder B2B-Rechnungen für Kunden – auf der Dokumentdetailseite kommt derselbe Prozess zum Einsatz. Ein Klick, ein Abruf beim DGI und schon ist die Rechnung vollständig konform. Ihr Team konzentriert sich auf den Kunden, nicht auf einen zweiten Bildschirm.

Was du zum Einschalten brauchst

Drei Dinge, und schon bist du startklar:

Eine gültige RUC-Nummer () für Ihr Unternehmen im Bereich des Schmucks, das bei der DGI als Aussteller elektronischer Rechnungen registriert ist.
Zugangsdaten von einem als „“ zertifizierten PAC (, qualifizierter Autorisierungsanbieter). Gem Logic lässt sich mit Infile integrieren, einem der autorisierten Anbieter in Panama.
Ihre Kundendaten werden mit der RUC-Nummer und der MwSt.-Art aktualisiert, sodass jede Rechnung die richtigen Kontrahentendaten enthält, wenn sie bei der DGI eingeht.

Nach der Konfiguration sind alle neuen Rechnungen und Gutschriften nur einen Klick von der DGI entfernt. Dokumente, die Sie vor der Inbetriebnahme ausgestellt haben, bleiben unverändert an ihrem Platz.

Teil eines größeren Ganzen

Panama ist eine von vielen Ländern, die die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung verschärfen. In Europa wird derzeit das System „“ eingeführt, die Peppol-E-Rechnung , Italien nutzt bereits „e-Fattura“ über das SDI, und Frankreich führt die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ein. Das Muster ist überall dasselbe: Die Steuerbehörde wird Teil jeder Transaktion, und Ihre Software hält entweder Schritt oder bremst Sie aus.

Gem Logic ist genau auf diese Gegebenheiten zugeschnitten. Die Panama-DGI-Integration basiert auf derselben Architektur wie unsere anderen Compliance-Engines. Das bedeutet, dass wir mit Formatänderungen, neuen Endpunkten oder DGI-Updates Schritt halten können, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.

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Verfasst von

Thomas De Bonnet

CEO und Gründer von Gem Logic . Wir unterstützen Schmuckunternehmen dabei, ihre Abläufe zu optimieren und ihren Gewinn zu steigern.