Jak funguje elektronická fakturace Peppol pro vaše klenotnické firmy

Způsob, jakým si podniky v celé Evropě vyměňují faktury, se rychle mění. Pokud provozujete klenotnickou firmu, která prodává jiným firmám či státním institucím nebo přijímá faktury od dodavatelů, měli byste se seznámit se systémem Peppol. Tato standardizovaná síť pro elektronickou fakturaci se stává povinnou ve stále větším počtu zemí EU a Gem Logic vám usnadní dodržování těchto předpisů.

Co je Peppol?

Zkratka Peppol znamená Pan-European Public Procurement Online. Jedná se o zabezpečenou síť, která umožňuje podnikům a státním orgánům vyměňovat si elektronické dokumenty, jako jsou faktury, objednávky a dobropisy, ve standardizovaném formátu.

Představte si to jako e-mail pro faktury, ale s jedním zásadním rozdílem: všechny faktury mají naprosto stejnou strukturu, takže je přijímající systémy mohou zpracovávat automaticky bez lidského zásahu.

Postup je jednoduchý: vaše firma odešle fakturu přes Gem Logic (který funguje jako váš přístupový bod), síť Peppol ji bezpečně přepošle a faktura dorazí do systému vašeho zákazníka. Každá faktura v síti Peppol má stejnou strukturu XML (formát UBL), což znamená, že přijímající systémy mohou faktury automaticky načíst a zpracovat bez nutnosti ručního zadávání dat.

Každý účastník sítě Peppol je ověřen a má jedinečné identifikační číslo Peppol. Tím se zabraňuje podvodům s fakturami a zajišťuje se, že vaše dokumenty dorazí ke správnému příjemci.

Proč klenotnické firmy potřebují Peppol

Řada zemí EU zavádí povinné elektronické fakturace prostřednictvím systému Peppol pro transakce mezi podniky. Pokud na to nejste připraveni, můžete se potýkat s problémy s dodržováním předpisů nebo přijít o obchodní příležitosti.

Časový plán zavádění elektronické fakturace v EU

Belgie - Elektronická fakturace prostřednictvím Peppolu je již povinná pro faktury zasílané státním orgánům (B2G). Brzy budou zavedena i povinná pravidla pro fakturaci mezi podniky (B2B).

Francie - Elektronická fakturace se od roku 2026 stane povinnou pro všechny transakce mezi firmami (B2B), přičemž její zavádění bude probíhat postupně v závislosti na velikosti firmy.

Německo - Zavedení povinné elektronické fakturace v sektoru B2B se plánuje na období 2025–2027; podniky budou muset nejprve být schopny elektronické faktury přijímat a teprve poté je odesílat.

Ostatní země EU - Cílem iniciativy EU ViDA (DPH v digitálním věku) je do roku 2028 sjednotit elektronickou fakturaci ve všech členských státech.

I když elektronická fakturace ve vaší zemi zatím není povinná, připravenost na systém Peppol vám přináší konkurenční výhodu. Mnoho větších firem a státních institucí již upřednostňuje nebo přímo vyžaduje, aby dodavatelé zasílali faktury prostřednictvím systému Peppol.

Výhody pro vaše klenotnické firmy

Dodržujte předpisy - Splňte současné i budoucí požadavky na elektronickou fakturaci, aniž byste se museli na poslední chvíli honit. Pokud se připravíte již nyní, vyhnete se pozdějšímu narušení chodu vaší firmy.

Uložte čas - Už žádné tisknutí, skenování ani zasílání faktur ve formátu PDF e-mailem. Faktury můžete odesílat přímo z aplikace Gem Logic jediným kliknutím a faktury od dodavatelů přijímat automaticky.

Méně chyb - Standardizované formáty faktur eliminují chyby při ručním zadávání dat. Systém vašeho zákazníka načte data z faktury automaticky a přesně.

Rychlejší platby - Pokud jsou faktury automaticky zpracovávány systémem pro účetnictví vašeho zákazníka, dostanou se do fronty plateb rychleji. Už se vám nestane, že by se faktury ztratily v e-mailových schránkách.

Přejděte na bezpapírový provoz - Elektronická fakturace znamená žádný papír, žádné tisknutí, žádné poštovné. Je to šetrnější k životnímu prostředí a přináší to úspory.

Získejte více zakázek - Mnoho větších firem dává přednost dodavatelům, kteří dokážou zasílat faktury prostřednictvím systému Peppol. Připravenost na systém Peppol otevírá dveře k novým příležitostem v oblasti B2B.

Jak funguje Peppol v Gem Logic

Gem Logic zahrnuje přímé připojení k přístupovému bodu Peppol. To znamená, že se nemusíte registrovat u žádných externích služeb pro elektronickou fakturaci ani platit žádné další poplatky. Vše je zahrnuto ve vašem stávajícím předplatném Gem Logic.

Zasílání faktur prostřednictvím Peppolu

1. Zapněte službu Peppol ve svých nastaveních - Přejděte do nastavení Gem Logic a aktivujte integraci Peppol. K registraci v síti Peppol budete muset zadat DIČ vaší firmy.
2. Zadejte Peppol ID svého zákazníka - U každého zákazníka, kterému chcete zasílat faktury prostřednictvím Peppolu, přidejte do jeho zákaznického záznamu jeho Peppol ID. Obvykle se jedná o jeho DIČ s předponou kódu země (např. BE:0123456789).
3. Vytvořte a odešlete fakturu - Vytvořte fakturu v Gem Logic jako obvykle. Až budete připraveni ji odeslat, stačí kliknout na tlačítko „Odeslat přes Peppol“. Faktura se automaticky převede do správného formátu UBL a doručí se vašemu zákazníkovi.

Gem Logic vám zobrazuje stav doručení každé faktury Peppol, takže budete přesně vědět, kdy byla vaše faktura přijata systémem vašeho zákazníka.

Příjem faktur od dodavatelů

Jakmile se zaregistrujete v síti Peppol, budou vám vaši dodavatelé moci zasílat faktury přímo na váš účet Gem Logic. Tyto faktury se automaticky zobrazí ve vašem systému a budou připraveny ke kontrole a zpracování.

• Faktury přicházejí automaticky
• Data jsou správně předvyplněny
• Není třeba ručně zadávat data
• Je vedena úplná auditní stopa

Začínáme s Peppolem

Začít je snadné:

1. Zapněte integraci Peppol v nastavení Gem Logic
2. Zadejte své DIČ, abyste získali své Peppol ID a připojili se k síti
3. Zadejte identifikační čísla zákazníků v systému Peppol a odešlete svou první elektronickou fakturu