Jak funguje elektronická fakturace Peppol pro vaše klenotnické firmy

Způsob, jakým si podniky v celé Evropě vyměňují faktury, se rychle mění. Pokud provozujete klenotnickou firmu, která prodává jiným firmám či státním institucím nebo přijímá faktury od dodavatelů, měli byste se seznámit se systémem Peppol. Tato standardizovaná síť pro elektronickou fakturaci se stává povinnou ve stále větším počtu zemí EU a Gem Logic vám usnadní dodržování těchto předpisů.

Co je Peppol?

Zkratka Peppol znamená Pan-European Public Procurement Online. Jedná se o zabezpečenou síť, která umožňuje podnikům a státním orgánům vyměňovat si elektronické dokumenty, jako jsou faktury, objednávky a dobropisy, ve standardizovaném formátu.

Představte si to jako e-mail pro faktury, ale s jedním zásadním rozdílem: všechny faktury mají naprosto stejnou strukturu, takže je přijímající systémy mohou zpracovávat automaticky bez zásahu člověka.

Postup je jednoduchý: vaše firma odešle fakturu přes Gem Logic (který funguje jako váš přístupový bod), síť Peppol ji bezpečně přepošle a faktura dorazí do systému vašeho zákazníka. Každá faktura v síti Peppol má stejnou strukturu XML (formát UBL), což znamená, že přijímající systémy mohou faktury automaticky načíst a zpracovat bez nutnosti ručního zadávání dat.

Každý účastník sítě Peppol je ověřen a má jedinečné identifikační číslo Peppol. Tím se eliminují podvody s fakturami a zajistí se, že vaše dokumenty dorazí ke správnému příjemci.

Proč klenotnické firmy potřebují Peppol

Řada zemí EU zavádí povinné používání elektronické fakturace prostřednictvím systému Peppol pro transakce mezi podniky. Pokud na to nejste připraveni, můžete se potýkat s problémy s dodržováním předpisů nebo přijít o obchodní příležitosti.

Časový plán elektronické fakturace v EU

Belgie - Elektronická fakturace prostřednictvím systému Peppol je již povinná v případě faktur zasílaných státním orgánům (B2G). Povinnost pro oblast B2B se blíží.

Francie - Elektronická fakturace se od roku 2026 stane povinnou pro všechny transakce mezi firmami (B2B), přičemž její zavádění bude probíhat postupně v závislosti na velikosti firmy.

Německo - Zavedení povinné elektronické fakturace v sektoru B2B se plánuje na období 2025–2027; podniky budou muset nejprve být schopny elektronické faktury přijímat a teprve poté je odesílat.

Zbytek EU - Cílem iniciativy EU ViDA (DPH v digitálním věku) je do roku 2028 sjednotit elektronickou fakturaci ve všech členských státech.

I když elektronická fakturace ve vaší zemi zatím není povinná, připravenost na systém Peppol vám přináší konkurenční výhodu. Mnoho větších firem a státních institucí již upřednostňuje zasílání faktur prostřednictvím systému Peppol nebo to od svých dodavatelů přímo vyžaduje.

Výhody pro vaše klenotnické firmy

Dodržujte předpisy - Splňte současné i budoucí požadavky na elektronickou fakturaci, aniž byste se museli na poslední chvíli honit. Pokud se připravíte již nyní, vyhnete se pozdějšímu narušení chodu vaší firmy.

Ušetřete čas - Už žádné tisknutí, skenování ani zasílání faktur ve formátu PDF e-mailem. Faktury můžete odesílat přímo z Gem Logic jediným kliknutím a faktury od dodavatelů přijímat automaticky.

Méně chyb - Standardizované formáty faktur eliminují chyby při ručním zadávání dat. Systém vašeho zákazníka načte data z faktury automaticky a přesně.

Rychlejší platby - Pokud jsou faktury zpracovávány automaticky v systému účetnictví vašeho zákazníka, dostanou se do fronty plateb rychleji. Už se žádné faktury neztratí v e-mailových schránkách.

Přejděte na bezpapírový provoz - Elektronická fakturace znamená žádný papír, žádné tisknutí, žádné poštovné. Je to lepší pro životní prostředí i pro vaše finanční výsledky.

Získejte více zakázek - Mnoho větších firem dává přednost dodavatelům, kteří dokážou zasílat faktury prostřednictvím systému Peppol. Připravenost na systém Peppol otevírá dveře k novým příležitostem v oblasti B2B.

Jak funguje Peppol v Gem Logic

Gem Logic zahrnuje přímý přístupový bod Peppol. To znamená, že se nemusíte registrovat u žádných externích služeb pro elektronickou fakturaci ani platit žádné další poplatky. Vše je zahrnuto ve vašem stávajícím předplatném Gem Logic.

Zasílání faktur prostřednictvím Peppolu

1. V nastavení povolte službu Peppol - Přejděte do nastavení Gem Logic a aktivujte integraci Peppol. K registraci v síti Peppol budete muset zadat DIČ vaší firmy.
2. Zadejte Peppol ID svého zákazníka - U každého zákazníka, kterému chcete zasílat faktury prostřednictvím Peppolu, přidejte do jeho zákaznického záznamu jeho Peppol ID. Obvykle se jedná o jeho DIČ s předponou kódu země (např. BE:0123456789).
3. Vytvořte a odešlete fakturu - Vytvořte fakturu v Gem Logic jako obvykle. Až budete připraveni ji odeslat, stačí kliknout na tlačítko „Odeslat přes Peppol“. Faktura se automaticky převede do správného formátu UBL a doručí se vašemu zákazníkovi.

Gem Logic vám zobrazuje stav doručení každé faktury Peppol, takže budete přesně vědět, kdy byla vaše faktura přijata v systému vašeho zákazníka.

Příjem faktur od dodavatelů

Jakmile se zaregistrujete v síti Peppol, mohou vaši dodavatelé zasílat faktury přímo na váš účet Gem Logic. Tyto faktury se automaticky zobrazí ve vašem systému a jsou připraveny ke kontrole a zpracování.

• Faktury přicházejí automaticky
• Data jsou správně předvyplněny
• Není třeba ručně zadávat data
• Je veden kompletní auditní záznam

Začínáme s Peppolem

Začít je snadné:

1. Zapněte integraci Peppol v nastavení Gem Logic
2. Zadejte své DIČ, abyste získali své Peppol ID a připojili se k síti
3. Zadejte identifikační čísla zákazníků v systému Peppol a odešlete svou první elektronickou fakturu