Единственото нещо, което продавате и след което все още дължите.
Парите пристигат в деня, в който картата е закупена. Бижутата напускат магазина месеци по-късно, в друга продажба, често към човек, който никога не е влизал в магазина Ви. Затова подаръчната карта в Gem Logic е създадена като счетоводна книга, а не като запис: балансът се изчислява от всяко погасяване, условията не могат да бъдат редактирани след това, а картата никога не може да бъде изтрита.
Подаръчната карта е парите, които сте получили, но все още не сте доставили.
Това едно изречение определя как трябва да бъде изградено цялото нещо. Парите, които дължите, се нуждаят от баланс, който никой не може да въведе, от история, която не може да бъде тихо разчистена, и от запис, който преживява човека, издал го. Повечето системи вместо това Ви дават код в електронна таблица и число, което някой редактира.
Вие имате парите и дължите стоката. Докато картата не бъде изразходвана, сумата на нея е задължение, което седи във Вашата банкова сметка и изглежда точно като приходи.
Не се съхранява, не се коригира. Това е сумата, за която е била издадена, минус всяко успешно изплащане спрямо нея, преизчислена при всяко запазване.
Кодът, сумата, валутата и срокът на валидност са фиксирани при издаването и нито една карта не се изтрива. Картата, която вече не признавате, се деактивира и остава видима.
Всяка карта е човек, който има причина да влезе, обикновено някой, който никога не е бил във Вашия магазин, обикновено харчещ повече от сумата на картата.
Тя се купува и изразходва на същия гишет като всичко останало, по същата поръчка, като ред и след това като метод на плащане. Няма втора система, няма отделен вход, няма доставчик на карти, който взема процент от Вашите собствени пари.
Три начина за създаване на карта и само единият е подарък.
Някой я купува на каса през декември. Някой получава такава, защото ремонтът отне три седмици повече от обещаното. И някой Ви дължи пари, които предпочитате да останат в магазина: надплатена сума, връщане или златото, което Ви продаде тази сутрин. И трите създават един и същ обект, който се държи еднакво след това.
Добавена към поръчката като ред с нулев данък, защото данъкът принадлежи на това, което картата в крайна сметка купува. Клиентът плаща за нея като за всичко друго и кодът е активен в момента, в който продажбата е потвърдена.
Издадена самостоятелно за раздаване, състезание, корпоративна поръчка или извинение, което заслужава повече от обаждане. Същият обект, без продажба зад него, а записът показва кой го е създал и кога.
Надплатена поръчка, върнато изделие или изкупуване се превръща в карта за разликата вместо в пари от касата. Някой, който е влязъл да продаде верига, излиза с $2 280 за харчене на нещото на витрината, а предлагането на малко повече в кредит, отколкото в пари, прави двете страни по-доволни.
Никой не иска да получи код, прочетен на каса. Всяка карта се отпечатва като истински ваучер с кода, сумата, срока на валидност и Вашия собствен брандинг, генериран на езика, на който е контактният запис на клиента. Отпечатайте го на касата или го изпратете.
На каса това е метод на плащане, а не загадка.
Тук подаръчните карти поставят магазините в неудобно положение. Някой идва с карта и за да разберете какво има на нея е необходим телефонен разговор, папка или колега, който не е на работа днес. Тук картата е един от методите за плащане на поръчката. Въведете кода или натиснете личната карта на клиента, ако той вече е добавен към продажбата, и сумата се приспада пред него.
Ако поискате от картата повече от наличния баланс, сумата се ограничава до това, което е останало, а остатъкът се плаща с друг метод. Картата не може да стане отрицателна, не може да се похарчи два пъти и не може да се използва след като е деактивирана или изтекъл е срокът ѝ.
Повечето бижута струват повече от картата, която е купена за тях — в това е цялата идея. Карта за $150 срещу обеци за $890 оставя $740 на банкова карта и двете плащания се записват върху една и съща поръчка.
Погрешна карта, натисната за погрешна продажба — обичайна работа. Премахнете плащането и картата автоматично преизчислява баланса си, защото балансът никога не е било число, което някой трябва да коригира ръчно.
Балансът не е поле и никой не може да го промени, за да се измъкне.
Това е частта, която звучи като ограничение, а всъщност е продуктът. Подаръчната карта представлява пари на магазина и пари на магазина, които всеки с вход в системата може да зареди, промени или изтрие, не си струва да се издават. Кодът, сумата, валутата, срокът на валидност и клиентът се фиксират при създаване на картата. Това, което се променя, е списъкът с използвания, а балансът следва списъка.
Кодът, сумата, валутата, валидността, клиентът и продажбата, от която е произлязла картата, не могат да бъдат променяни впоследствие. Опитайте се и системата ще Ви каже кое поле докосвате. Единственият начин да го заобиколите е целенасочен и тесен: администратор или настройка, която собственикът Ви включва съзнателно.
Карта, издадена по грешка, подменена или обявена за изгубена, се изключва и остава в списъка с историята си. Изтриването ѝ би премахнало единственото доказателство за парите, които сте получили — а точно това е нещото, което счетоводителят ще поиска да види.
Издадена, отпечатана, използвана, изключена и отново включена — всичко това попада в активността на самата карта с кой и кога. Когато клиент каже, че салдото е грешно, отговорът е на картата, а не в спомените на някого от март.
Подаръчните карти не са приход, докато някой не ги изхарчи.
Декемврийски продажби на подаръчни карти изглеждат като много добър декември. Част от тях всъщност са много добър януари, а малка част никога няма да бъде нищо. Разликата между трите е неизползваното салдо — и това е една цифра: всичко издадено, минус всичко използвано. Да я знаете е разликата между магазин, който продава подаръчни карти, и магазин, който е взел тихо заем от клиентите си.
Парите са реални и са в сметката Ви, но такова е и задължението, и счетоводителят Ви ще иска да бъдат разделени. Едно число, в списъка, на всяка дата: това, което сте получили и все още не сте доставили. Дайте го им ежемесечно вместо да го реконструирате през март.
Картите могат да носят краен срок на валидност или да нямат такъв — всяка поотделно — и когато зададете такъв, правилата, които се прилагат за Вас, са Ваши за спазване. Модулът прави датите видими предварително, така че изтичащата карта е повод да се обадите на някого, вместо да става неудобен разговор на каса.
Който влезе с картата в ръка, никога не е купувал от Вас. Пристига с вече похарчен бюджет, обикновено го превишава, а активирането го записва в контактна карта за първи път. Ето за какво всъщност служеше картата.
Парите в магазина докосват касата, счетоводството и гишето за обратно изкупуване.
Колко от миналия декември все още седи в нечий портфейл?
Ако отговорът е обувна кутия с номерирани карти и електронна таблица, резервирайте демонстрация. Ще настроим заедно формата на кода и ще пуснем една карта от гишето до касата и обратно.