Как Juwelen Vander Avort модернизира дейността си
Семеен бижутериен магазин в Лейвен, съществуващ от 35 години, успешно премина от остарели ръчни процеси към модерна, интегрирана система за управление на бизнеса.
За Juwelen Vander Avort
Основана през 1985 г., „Juwelen Vander Avort“ обслужва клиенти в историческия център на Лейвен вече над 35 години. Семейният бизнес е специализиран в годежни пръстени, бижута по поръчка и професионални услуги по ремонт.
През 2018 г. Максим Вандер Аворт започна да поема управлението на бизнеса от родителите си. С разрастването на фирмата той осъзна, че ръчните процеси и остарелият софтуер ограничават ефективността и се отразяват негативно на качеството на обслужването на клиентите.
Целта беше да се модернизират дейностите, като същевременно се запази репутацията на компанията за индивидуално обслужване.
Ограничения на предишната система
Преди петнадесет години магазинът внедри CRM система, за да се откаже от ръчно попълваните документи. Въпреки че в началото тя беше полезна, с течение на времето системата остаря, тъй като актуализациите бяха ограничени и липсваха важни функции.
Остарялата софтуерна система създаваше затруднения по време на пиковите сезони, като се проявяваха проблеми със синхронизацията на данните и ограничени възможности за отчитане. Това се отразяваше на производителността на персонала, особено по време на натоварени периоди като Коледа и Свети Валентин.
Максим осъзна, че модернизирането на системата за управление на бизнеса им е от съществено значение за по-нататъшния растеж.
Конкурентната среда
Juwelen Vander Avort се нуждаеше от инструмент, който да позволи по-ефективно управление на процесите и данните, като същевременно запази високо персонализираното обслужване на марката.
Бизнесът с бижутерия е изключително конкурентен и предизвикателен, поради което „Juwelen Vander Avort“ се е фокусирала върху индивидуалното обслужване и предлагането на уникални бижута, изработени по поръчка, като клиентите редовно се връщат, за да почистят и поддържат своите специални бижута.
През последните десет години онлайн търговията отбеляза значителен растеж, създавайки както нови възможности, така и предизвикателства. Когато Максим пое ръководството, той пожела да разшири онлайн дейността, като същевременно поддържаше перфектна синхронизация между физическите и дигиталните инвентари.
Основни оперативни предизвикателства
Няколко повтарящи се проблема оказваха влияние върху ежедневната работа и качеството на обслужването на клиентите.
Проблеми, свързани с управлението на инвентара
Запитванията на клиентите за конкретни артикули често изискваха многократни проверки в системата и телефонни разговори с доставчиците поради несъответствия в данните за инвентара. Този процес можеше да отнеме 15–20 минути на запитване, което се отразяваше негативно както на клиентското преживяване, така и на производителността на персонала.
През пиковите сезони тези закъснения ставаха особено проблемни при покупки, при които времето е от съществено значение.
Проблеми при проследяването на ремонтите
Тъй като сервизът им се намираше в другия край на града, проследяването на статуса на ремонта изискваше ръчна координация между двете места. Често не беше възможно да се отговори веднага на запитванията на клиентите относно напредъка на ремонта, което налагаше на персонала да се свързва лично със сервиза.
Този процес се отрази на времето за реакция и на удовлетвореността на клиентите, особено при спешни ремонти.
Предизвикателства при изпълнението на поръчките
През натоварените периоди намирането на конкретни поръчани артикули можеше да отнема много време поради липсата на съгласуваност в проследяването между местата за доставка, складовите локации и местата за излагане. Това се отразяваше на ефективността на персонала и на времето за изчакване на клиентите.
Тези недостатъци бяха особено забележими по време на пиковите сезони, когато бързото изпълнение на поръчките беше от решаващо значение.
Намиране на подходящото решение
След като прецени различни опции, Максим реши да внедри цялостна система за управление на бизнеса, специално разработена за бижутерийни фирми. Това го накара да избере Gem Logic заради специфичните за бранша функции и интегрирания подход на системата.
Макар че се справяхме добре и преди внедряването на софтуера Gem Logic, знаехме, че ограниченията на старите ни процеси рано или късно ще ни попречат. Gem Logic ни помага да направим следващата стъпка и да подобрим това, което сме изградили. Това е инструмент, който ни отваря нови възможности и разширява хоризонтите ни.
Резултати след внедряването
След внедряването на Gem Logic магазинът отбеляза значително подобрение в оперативната ефективност и качеството на обслужването на клиентите.
Подобрена реакция при управлението на инвентара
Запитванията на клиентите относно наличността на продуктите вече получават незабавен отговор въз основа на данни за инвентара в реално време. Времето за отговор се съкрати от 15–20 минути до по-малко от 3 минути, като се предоставя точна информация за инвентара и прогнози за доставката.
Оптимизирано проследяване на ремонтите
Заявките за информация относно състоянието на ремонта вече се обработват незабавно, като се осигурява проследяване в реално време между различните обекти. Клиентите получават точна информация за напредъка на ремонта и сроковете за завършване, което повишава степента на удовлетвореност и броя на препоръките.
Ефективно изпълнение на поръчките
Благодарение на интегрираното проследяване, обработката на поръчките и тяхното изпълнение вече протичат безпроблемно. Операциите по време на пиковия сезон вече протичат гладко, като времето за търсене е съкратено, а процесът на получаване на поръчките от клиентите е подобрен.
Намален оперативен стрес
Автоматизираните процеси и данните в реално време намалиха ежедневните управленски проблеми
Подобрено обслужване на клиентите
По-бързото обслужване и точната информация повишиха удовлетвореността на клиентите
Мащабируеми операции
Модерна инфраструктура, подкрепяща непрекъснатия растеж и разширяване на бизнеса
Общо въздействие
Внедряването на системата за управление на бижутерийния бизнес на Gem Logic успешно разреши оперативните предизвикателства пред Juwelen Vander Avort. Интегрираното решение подобри ефективността, разшири възможностите за обслужване на клиентите и постави основата за по-нататъшен растеж на бизнеса, като същевременно запази ангажимента на компанията към персонализираното обслужване.