Как да разберете електронното фактуриране чрез Peppol за вашите бижутерийни фирми

Начинът, по който фирмите обменят фактури в цяла Европа, се променя бързо. Ако управлявате бижутерийна фирма, която продава на други фирми или държавни институции, или получава фактури от доставчици, трябва да знаете за Peppol. Тази стандартизирана мрежа за електронно фактуриране става задължителна във все повече страни от ЕС, а Gem Logic улеснява спазването на изискванията.

Какво е Peppol?

Peppol е абревиатура от „Pan-European Public Procurement Online“ (Общоевропейска онлайн система за обществени поръчки). Това е защитена мрежа, която позволява на фирмите и държавните институции да обменят електронни документи като фактури, поръчки и кредитни известия в стандартизиран формат.

Представете си го като имейл за фактури, но с една основна разлика: всяка фактура следва абсолютно една и съща структура, така че системите за получаване могат да ги обработват автоматично, без човешка намеса.

Процесът е прост: вашата фирма изпраща фактура чрез Gem Logic (която действа като ваша точка за достъп), мрежата Peppol я препраща по сигурен начин и тя достига до системата на вашия клиент. Всяка фактура в Peppol използва една и съща XML структура (формат UBL), което означава, че получаващите системи могат автоматично да четат и обработват фактурите без ръчно въвеждане на данни.

Всеки участник в мрежата Peppol е проверен и разполага с уникален Peppol ID. Това предотвратява измамите с фактури и гарантира, че вашите документи достигат до правилния получател.

Защо бижутерийните фирми се нуждаят от Peppol

Редица държави от ЕС въвеждат задължително използване на електронното фактуриране чрез Peppol за транзакциите между фирми. Ако не сте подготвени, рискувате да се сблъскате с проблеми, свързани с неспазването на изискванията, или да пропуснете бизнес възможности.

График за въвеждането на електронното фактуриране в ЕС

Белгия - Електронното фактуриране чрез Peppol вече е задължително за фактури, издавани на държавни институции (B2G). Задължителното прилагане в сектора B2B предстои.

Франция - Електронното фактуриране ще стане задължително за всички B2B транзакции, считано от 2026 г., като въвеждането му ще се осъществи поетапно в зависимост от големината на фирмите.

Германия - Задължителното въвеждане на електронното фактуриране в сектора B2B е планирано за периода 2025–2027 г., като първо предприятията ще трябва да могат да получават електронни фактури, а след това и да ги изпращат.

Останалите държави от ЕС - Инициативата на ЕС „ViDA“ (ДДС в цифровата ера) има за цел да стандартизира електронното фактуриране във всички държави-членки до 2028 г.

Дори ако електронното фактуриране все още не е задължително във вашата страна, готовността за работа с Peppol ви осигурява конкурентно предимство. Много големи фирми и държавни институции вече предпочитат или изискват от доставчиците си да изпращат фактури чрез Peppol.

Предимства за вашите бижутерийни фирми

Спазвайте изискванията - Изпълнете настоящите и бъдещите изисквания за електронно фактуриране, без да се налага да бързате в последния момент. Ако се подготвите още сега, това ще ви спести прекъсвания в работата по-късно.

Запазете време - Няма повече печат, сканиране или изпращане на фактури в PDF формат по имейл. Изпращайте фактури директно от Gem Logic с едно кликване и получавайте автоматично фактурите от доставчиците.

По-малко грешки - Стандартизираните формати на фактурите елиминират грешките при ръчното въвеждане на данни. Системата на вашия клиент чете данните от фактурата ви автоматично и точно.

По-бързи плащания - Когато фактурите се обработват автоматично от системата за счетоводство на вашия клиент, те по-бързо постъпват в опашката за плащане. Няма повече изгубени фактури в пощенските кутии по време на имейл комуникациите.

Преминаване към безхартиена работа - Електронното фактуриране означава без хартия, без печат, без пощенски разходи. По-добро за околната среда и по-добро за вашите финансови резултати.

Спечелете повече клиенти - Много големи фирми предпочитат доставчици, които могат да изпращат фактури по Peppol. Подготвеността за работа с Peppol отваря врати към нови възможности в сектора B2B.

Как работи Peppol в Gem Logic

Gem Logic включва директна точка за достъп до Peppol. Това означава, че не е необходимо да се регистрирате в услуги за електронно фактуриране на трети страни или да плащате допълнителни такси. Всичко се обработва в рамките на съществуващия ви абонамент за Gem Logic.

Изпращане на фактури чрез Peppol

1. Активирайте Peppol в настройките си - Отидете в настройките на Gem Logic и активирайте интеграцията с Peppol. За да се регистрирате в мрежата на Peppol, ще трябва да въведете ДДС номера на вашата фирма.
2. Добавете Peppol ID на вашия клиент - За всеки клиент, на когото искате да изпращате фактури по Peppol, добавете неговия Peppol ID в неговия клиентски профил. Обикновено това е номерът му по ДДС, предшестван от код на държавата (напр. BE:0123456789).
3. Създайте и изпратете фактурата си - Създайте фактурата си, както обикновено правите в Gem Logic. Когато сте готови да я изпратите, просто натиснете бутона „Изпрати чрез Peppol“. Фактурата автоматично се преобразува в правилния UBL формат и се изпраща на вашия клиент.

Gem Logic ви показва статуса на доставката на всяка фактура по Peppol, така че ще знаете точно кога фактурата ви е била получена от системата на вашия клиент.

Получаване на фактури от доставчици

След като се регистрирате в мрежата Peppol, вашите доставчици ще могат да изпращат фактури директно във вашия акаунт в Gem Logic. Тези фактури се появяват автоматично във вашата система, готови за преглед и обработка.

• Фактурите пристигат автоматично
• Данните са предварително попълнени точно
• Не се налага ръчно въвеждане на данни
• Поддържа се пълна одитна следа

Първи стъпки с Peppol

Започването е лесно:

1. Активирайте интеграцията с Peppol в панела с настройки на Gem Logic
2. Въведете своя номер по ДДС, за да получите Peppol ID и да се присъедините към мрежата
3. Добавете Peppol идентификаторите на клиентите си и изпратете първата си електронна фактура