Консигнация на бижута: как да продавате бижута, които не са Ваши, без да губите контрол

Клиент влиза с изделие, което е наследила от баба си. Това е винтидж смарагдово колие от 18-каратово жълто злато, добре направено и струващо значително повече, отколкото тя има нужда. Тя не иска да го продаде директно срещу пари в брой. Тя иска някой да намери правилния купувач и да вземе комисионна, когато се продаде. Можете ли да помогнете?

Това е консигнационна договореност и за независим магазин за бижута това е наистина полезен модел. Магазинът разширява предлагането си без да купува стока. Собственикът запазва изделието, докато се продаде, и получава по-голямата част от продажната цена. Магазинът печели комисионна за намирането на купувача и обработката на транзакцията.

Проблемът е администрацията. Консигнационно изделие не е собствена стока. То живее в правна и търговска сива зона: то е в магазина, показва се и продава от магазина, но принадлежи на някой друг до момента на продажбата. Правилното управление на това означава проследяване на изделието отделно от собствения инвентар, точно изчисляване на дела на собственика, комуникация със собственика, когато изделието се продаде, и уреждане на изплащането с ясна документална следа.

Повечето магазини за бижута, които приемат консигнационни изделия, ги управляват с комбинация от хартиени записи, отделна електронна таблица и надежда, че нищо няма да се объркa. Това работи, докато не престане да работи, и когато не работи, последиците варират от неловък разговор за съгласуване до официален спор относно това какво е било договорено и какво е било платено.

Това ръководство обхваща как работи консигнацията в бижутерски магазин, какво трябва да бъде установено преди приемане на консигнационно изделие, как да управлявате процеса от приемане до изплащане и как да поддържате консигнираните изделия ясно отделени от собствените стоки, така че цифрите винаги да са точни.

Защо консигнацията има търговски смисъл за независимите бижутери

Консигнацията не е подходящият модел за всяко изделие или всяка връзка, но за правилните ситуации предлага предимства, които пряката покупка не предлага.

Най-очевидното предимство е капиталовата ефективност. Закупуването на изделие директно блокира парични средства в инвентар, който може да стои месеци преди да се продаде. Консигнационно изделие генерира приходи, когато се продаде, без да изисква каквато и да било първоначална инвестиция. За магазин с ограничен бюджет за закупуване или категория, при която правилният купувач е несигурен, консигнацията позволява на магазина да предлага изделието без финансовия риск от притежаването му.

Второто предимство е асортиментът. Консигнационна договорка с клиент, доставчик или друг бижутер позволява на магазина да показва изделия, които иначе не би предлагал. Антикварно изделие от частен колекционер, творба на дизайнер показана на пробна база или специализиран артикул извън обичайния асортимент на магазина — всички те разширяват това, което магазинът може да предложи, без да изискват постоянно задължение за закупуване.

Третото предимство е връзката с консигнатора. Клиент, който оставя ценно изделие в магазина на консигнация, има причина да остане в контакт, да посещава и да развие отношение с магазина, което надхвърля една-единствена транзакция. Ако изделието се продаде и преживяването е положително, този клиент може да се върне с повече изделия, да препоръча други или сам да стане купувач.

Рискът, който магазинът поема, е отговорността за изделието, докато то е под негов надзор. Ако изделието бъде повредено, загубено или откраднато, докато е в магазина, магазинът носи отговорност за стойността му. Този риск трябва да бъде признат, управляван чрез подходящо застрахователно покритие и ясно съобщен на консигнатора в началото.

Какво трябва да бъде уговорено преди консигнационно изделие да влезе в магазина

Консигнационна договорка без ясно писмено споразумение е източник на бъдещи спорове. Разговорът, който изглежда ясен, когато изделието се предава, става усложнен, когато изделието се продаде на цена, която консигнаторът не е очаквал, или когато изделието е било в магазина шест месеца без да се продаде и консигнаторът иска да го върне.

Условията, които трябва да бъдат уговорени и документирани преди изделието да влезе в магазина, обхващат шест области.

• Структурата на изплащане е най-важната. Получава ли консигнаторът процент от продажната цена, като магазинът запазва остатъка като комисионна, или фиксирана сума, като магазинът запазва всичко над нея като марж? Процентният модел означава, че консигнаторът се възползва, ако изделието се продаде над очакваната цена. Моделът с фиксирано изплащане означава, че магазинът запазва целия положителен резултат над уговорената сума.
• Уговорената продажна цена или ценови диапазон определя очакването за това на каква цена ще бъде предложено изделието. Ако магазинът има право да намали цената след определен период, това трябва да бъде уговорено предварително с ясен праг за това кога намалението изисква одобрението на консигнатора.
• Процентът на комисионната за процентен модел трябва да бъде конкретен. Стандартните консигнационни комисионни в търговията на дребно с бижута обикновено варират от двадесет до четиридесет процента от продажната цена в зависимост от типа изделие, очакваното време за продажба и режийните разходи на магазина. Винтидж изделие, което изисква специализирани знания за продажба, оправдава по-висока комисионна от съвременно изделие, което магазинът продава редовно.
• Консигнационният период определя колко дълго изделието ще бъде задържано, преди да бъде продадено или върнато. Консигнация с отворен срок без уговорена крайна дата създава неяснота за двете страни. Определен период от три до шест месеца, с възможност за удължаване по взаимно съгласие, поставя ясни очаквания и създава естествена точка за преглед.
• Условието за връщане изяснява какво се случва, ако изделието не се продаде в рамките на уговорения период. Връща ли се на собственика без разходи? Има ли такса за боравене за периода на съхранение и показване? Може ли магазинът да предложи намаление на цената преди да върне изделието?
• Времето за изплащане уточнява кога консигнаторът получава своята част след продажба. Веднага при продажба, в рамките на седем дни или при месечно уреждане — всяко от тези може да работи, но трябва да бъде уговорено предварително, за да знае консигнаторът кога да очаква плащане.

Gem Logic записва самоличността на собственика, подписа и банковата сметка при приемане, генерира консигнационна документация за собственика с опционално видима комисионна и проследява пълната история на статуса от оферта до платено.

Поддържане на консигнираните изделия отделени от собствените стоки

Най-важната оперативна дисциплина в управлението на консигнацията е поддържането на консигнираните изделия напълно отделени от собствения инвентар във всяка система, която ги засяга.

Консигнационно изделие, което е смесено със собствените стоки, създава проблеми в три посоки. Финансовото отчитане го показва като собствен инвентар, което изкуствено завишава стойността на активите на магазина със стоки, които не притежава. Изчислението на изплащането става ръчно и податливо на грешки, когато изделието се продаде, защото системата не знае, че е било консигнация. И ако изделието някога бъде обезценено, върнато или оспорено, няма ясен запис за неговия отделен статус.

Отделният консигнационен инвентар не е лукс за големи магазини. Той е основно изискване за правилно управление на консигнацията във всякакъв мащаб и е една от подробностите, които правят инвентаризацията за бижутерски магазин точна, а не приблизителна. Всяко консигнирано изделие се нуждае от собствен запис, който идентифицира собственика, уговорената структура на изплащане, датата на приемане, консигнационния период и текущия статус. Този запис съществува заедно с, но отделно от записа за собствените стоки, така че двете никога да не се объркват.

Gem Logic съхранява консигнираните изделия в отделен инвентар, който никога не се смесва с цифрите на собствените стоки. Всяка консигнация има статус, който преминава през определен работен процес: оферта, чакащ, в инвентар, продаден, платен, върнат, анулиран. Всеки член на екипа може да види текущия статус и да продължи от мястото, където последният човек е спрял, без да се налага да пита някого на какъв етап е консигнацията.

Процесът на приемане: какво да се запише в началото

Приемането на консигнационно изделие е моментът, в който най-важната информация трябва да бъде записана, защото тя е информацията, която ще определи всяка следваща стъпка: изчислението на изплащането, документацията, комуникацията със собственика и уреждането.

При приемане самото изделие трябва да бъде описано точно: вид метал, карат, камъни и техните градации, ако са известни, тегло, състояние и всякакви забележителни характеристики, които влияят на стойността или продаваемостта. Същата дисциплина на оценяване, която използвате при закупуване от публиката, се прилага тук, и всякакви придружаващи гемологични сертификати трябва да бъдат записани заедно с изделието. Фотография от множество ъгли документира състоянието в момента на приемане, което защитава магазина, ако изделието бъде върнато по-късно и собственикът твърди, че е било в по-добро състояние, когато го е оставил.

Данните на собственика трябва да бъдат пълни: име, контактна информация и банкова сметка или платежни данни, които да се използват за изплащането, когато изделието се продаде. Записването им в контактния запис на собственика при приемане предотвратява ситуацията, при която изделие се продава и след това трябва да се търси собственикът за платежна информация, преди уреждането да може да бъде направено. Това е същата дисциплина на клиентски данни, която прави всяка друга част от магазина да работи гладко.

Уговорените условия трябва да бъдат потвърдени писмено — или отпечатан документ, подписан от двете страни, или цифров документ със записан подпис. Това не е прекомерна формалност. Това е защитата, която предотвратява превръщането на недоразумение в момента на продажба в спор.

След това изделието се въвежда в консигнационния инвентар със собствена уникална референция, свързана с контактния запис на собственика и със записани условия на изплащане, така че изчислението да е автоматично, когато изделието се продаде.

Управление на консигнацията до продажбата

След като консигнационно изделие е в инвентара, работата на магазина е да го продаде толкова ефективно, колкото би продал всяко собствено изделие, като същевременно поддържа съзнание, че изделието принадлежи на някой друг и това съзнание трябва да оформи начина, по който се показва, оценява и представя.

Определянето на цена за консигнационна бройка изисква балансиране между очакванията на собственика, пазарната стойност на бройката и комисионната структура на магазина. Бройка с прекалено висока цена, която да защити очакваната изплата на собственика, няма да се продаде. Бройка с прекалено ниска цена може да се продаде бързо, но да породи спор относно изплатата, ако собственикът счита, че цената е под това, което е приел да получи. Договореният ценови диапазон трябва да бъде референтна точка и всяка промяна извън този диапазон трябва да включва разговор със собственика, преди цената да бъде променена.

Комуникацията със собственика по време на консигнационния период трябва да бъде достатъчно редовна, така че той да не изпитва необходимостта да търси актуализации, но не толкова честа, че да става тежест. Месечна актуализация, ако бройката не се е продала, и незабавно уведомление в момента, в който се продаде, е разумен стандарт. Уведомлението при продажба е особено важно, защото това е моментът, в който финансовият интерес на собственика се активира: той трябва да знае продажната цена и очакваното време за изплата.

Gem Logic изпраща вътрешно уведомление в момента, в който консигнационна бройка бъде продадена, така че процесът на уведомяване на собственика и изплата може да започне незабавно, вместо да бъде открит при месечното приключване на сметките.

Изчисляването на изплатата и уреждането

Изчисляването на изплатата е мястото, където управлението на консигнацията или работи безпроблемно, или създава триене. Изчисление, което е прозрачно, базирано на действителната продажна цена и уредено според договорения график, оставя консигнатора удовлетворен и отношението непокътнато. Изчисление, което е непрозрачно, забавено или несъвместимо с договореното, създава вида спор, който прекратява отношения и понякога завършва с правна дискусия.

Действителната продажна цена е правилната основа за изчисление на изплата в проценти, а не обявената цена или очакваната цена. Ако бройка, обявена за пет хиляди евро, се продаде за четири хиляди и петстотин след договорена отстъпка, изплатата се изчислява върху четири хиляди и петстотин. Ако се продаде на обявената цена, изплатата се изчислява върху нея. Това трябва да бъде договорено при приемането и потвърдено в консигнационната документация, така че да няма неясноти при уреждането.

Документът за уреждане трябва да показва продажната цена, процента или фиксираната сума на собственика, всички приспадания, които са били договорени при приемането, и нетната сума, която се изплаща. Трябва да бъде изпратен на собственика заедно с плащането, а не преди или след него, така че собственикът да получи обяснението и парите едновременно.

За магазини с множество активни консигнации месечен цикъл на уреждане е по-чист от уреждането на всяка бройка поотделно при продажбата й. Месечен отчет за изплати, показващ всички продадени бройки за периода, продажните цени, дяловете на собствениците и дължимите плащания, може да бъде генериран и уреден в една сесия. Това е по-ефективно за магазина и по-предвидимо за консигнатори, които имат множество бройки в инвентара.

Gem Logic изчислява дяла на собственика автоматично въз основа на действителната продажна цена и договорения процент или фиксирана сума. Отчетите за изплати се филтрират по собственик и период, което прави месечните уреждания лесни без никакви ръчни изчисления.

Когато бройка не се продаде: управление на връщането

Не всяка консигнационна бройка се продава в договорения период и процесът на връщане е толкова важен за коректно управление, колкото приемането и продажбата.

Връщането трябва да се обработва със същата документална дисциплина, както приемането. Бройката се проверява спрямо снимките от приемането, състоянието й се потвърждава и получаването на връщането от собственика се документира. Ако бройката е била изложена и обработвана по време на консигнационния период и показва износване отвъд документираното при приемането, това трябва да бъде признато и разгледано преди връщането да бъде завършено.

Разговорът защо бройката не се е продала и дали нещо може да се направи по различен начин — намаляване на цената, различна стратегия за изложение, по-дълъг консигнационен период — си заслужава да се проведе преди връщането да бъде завършено, а не след това. Консигнатор, който е готов да коригира условията, за да даде на бройката повече време, е по-добър резултат от връщане, което прекратява възможността.

Ако връщането е директно, завършването му чисто и бързо оставя на консигнатора положително впечатление за това как магазинът е управлявал договорката, дори бройката да не се е продала. Това впечатление има значение за това дали те се връщат с други бройки, препоръчват магазина на други или сами стават купувачи.

Заключение

Консигнацията е една от най-полезните договорки, достъпни за независим бижутериен магазин: начин да се носят ценни бройки без да се купуват, да се разшири асортиментът без капиталово ангажиране и да се изградят отношения с консигнатори, които могат да станат дългосрочни клиенти или доставчици.

Магазините, които правят консигнацията добре, не са тези с най-много консигнационни бройки в инвентара. Това са тези, които документират всяка договорка ясно от самото начало, проследяват всяка бройка отделно от собствените стоки, комуникират със собствениците без да е необходимо да бъдат преследвани и уреждат изплатите точно и навреме.

Администрацията, която прави това възможно, не трябва да бъде сложна. Тя трябва да бъде последователна: един и същ процес за всяка бройка, една и съща документация на всеки етап и система, която поддържа статуса на всяка консигнация видим за целия екип, без да е необходимо някой да пита.

Основни изводи

Консигнацията позволява на бижутериен магазин да носи ценни бройки без капиталовия риск от закупуването им направо, разширявайки асортимента и изграждайки отношения с консигнатори. Всяка консигнационна договорка се нуждае от писмено споразумение относно структурата на изплатата, комисионната ставка, ценовия диапазон на продажба, консигнационния период, условията за връщане и времето за изплата, преди бройката да влезе в магазина. Консигнационните бройки трябва да се поддържат напълно отделно от собствения инвентар във всяка система, така че финансовото отчитане и изчисленията на изплатите винаги да са точни.

Процесът на приемане трябва да улови описанието на бройката, снимките на състоянието, контактните и платежните данни на собственика и подписаното потвърждение на договорените условия. Комуникацията със собственика трябва да включва незабавно уведомление при продажба и редовни актуализации, ако бройката не се е продала. А изчислението на изплатата трябва да се базира на действителната продажна цена, уредена с ясен документ, показващ разбивката, в графика, който е бил договорен при приемането.