Уебсайтът и POS системата за бижута не са свързани? Ето какво Ви струва това

Клиент намира пръстен на Вашия уебсайт в събота следобед. Добавя го в кошницата, завършва поръчката, плаща и получава потвърждение. В понеделник сутринта Вашият персонал отваря магазина и разбира, че същият пръстен е продаден на клиент на място в събота. Никога не е бил премахнат от сайта, защото никой не го е актуализирал през уикенда. Сега имате платена онлайн поръчка, недоволен клиент и възстановяване на средства, което трябва да обработите, преди седмицата изобщо да е започнала.

Това не е рядък сценарий. За всеки бижутерски магазин, който управлява онлайн магазин и физическа POS система като две отделни системи, това е неизбежност. Не въпрос на дали, а на кога.

Тази статия е за бижутери, които вече продават в двата канала или предстои да го направят, и които искат да разберат какво всъщност струва несвързаната конфигурация, какво прави възможно свързаната такава и как да преодолеете разликата, без да преработвате всичко отначало.

Скритата цена на управлението на две отделни системи

Двойно продаденият артикул е най-видимата грешка, но не е най-скъпата. Ежедневното триене на две несвързани системи се натрупва по-бързо.

• Складовите нива винаги са леко грешни. Тъй като Вашият онлайн магазин и Вашата POS система поддържат отделни складови отчети, те се разминават всеки път, когато продажба се случи в единия канал без незабавна актуализация на другия. Персоналът отделя време в края на деня или седмицата ръчно да съгласува какво е продадено къде, да коригира количествата и да проследява разминаванията. Това е време, което не се появява никъде като отделна позиция, но се натрупва.
• Клиентските записи са разделени. Клиент, който е купил годежен пръстен във Вашия магазин преди две години и сега поръчва верижка онлайн, се третира като нов клиент от Вашия онлайн магазин. Няма обединена история на покупките, няма единен профил, няма начин да го разпознаете автоматично или да персонализирате последващите действия. Всяка продажба е остров.
• Ценообразуването излиза от синхрон. Променяте цена в POS системата си, защото златото се е променило. Уебсайтът все още показва цената от миналата седмица. Клиент добавя в кошницата на старата цена и очаква тази цена при поръчката. Това създава или проблем с печалбата, или проблем с обслужването на клиенти — нито едното от двете желаете.
• Отчетността е непълна. Имате приходи от онлайн магазина в едно табло и приходи от магазина в POS системата си, и за да получите истинска представа за бизнеса, трябва да експортирате и двете, да ги обедините ръчно и да се надявате, че нищо не е отчетено двойно. Повечето бижутери спират да правят това и в крайна сметка вземат решения въз основа на частични данни.

Нито едно от тези неща само по себе си не е катастрофално. Заедно те представляват значително оперативно забавяне, което нараства пропорционално с Вашия обем. Колкото по-натоварен е магазинът, толкова по-болезнено е несвързването.

Какво всъщност се случва, когато Вашата POS система и уебсайт са свързани

Свързаната конфигурация не просто елиминира горните проблеми. Тя променя начина, по който бизнесът работи.

• Артикул се продава на каса и изчезва от уебсайта в рамките на секунди. Не в края на деня, не след ръчна актуализация, незабавно. Gem Logic POS и онлайн магазинът споделят един и същи складов слой. Продажба в единия канал е едно-единствено събитие, което актуализира и двата едновременно.
• Клиент купува онлайн и поръчката попада в същото работно пространство като Вашите продажби на каса. Вашата CRM регистрира покупката срещу техния профил, който вече включва всичко, което са купили в магазина, всички ремонти, които сте извършили за тях, размера на пръстена им, предпочитанията на партньора им, датата на годишнината им. Следващия път, когато влязат, Вашият персонал вижда цялата картина.
• Променяте цена в офис системата и тя се актуализира навсякъде. POS системата показва новата цена. Уебсайтът показва новата цена. За артикули, свързани със стойности на благородни метали, актуалното ценообразуване на метали поддържа и двата канала точни автоматично, без никой да докосва продуктов запис.
• Провеждате промоция или издавате ваучер и работи и в двете посоки. Ваучер, продаден в магазина, може да бъде използван онлайн. Отстъпка, създадена за имейл кампания, работи и на физическата каса. Ваучери и подаръчни карти не са специфични за канал, защото каналите не са разделени.

Защо универсалните POS системи влошават този проблем

Повечето бижутерски магазини, които завършват с несвързана конфигурация, не са я избрали съзнателно. Избрали са POS система, която работи достатъчно добре за продажби в магазина, след това по-късно са добавили онлайн магазин и са открили, че свързването на двете изисква или скъпо индивидуално разработване, или абонамент за още един инструмент за междинен слой, който никога не работи напълно надеждно.

Универсалните POS системи не са проектирани с оглед на бижутерската търговия. Справят се добре с основната търговия на дребно: продукт със SKU, количество, цена. Бижутата не отговарят на този модел. Пръстен не е един SKU. Той е комбинация от метал, камък, размер и тегло, като всяка комбинация потенциално има своя цена, складов статус и сертификат. Универсалната POS система се затруднява да представи това точно, което означава, че данните, влизащи във всяка интеграция, вече са неточни, преди да започне една-единствена синхронизация.

Резултатът са бижутери, поддържащи две системи, които винаги са леко в несъгласие, скачени с експортирания, импортирания и ръчни корекции. Колкото повече канали добавят, толкова по-зле става.

Работният процес на ремонтите е мястото, където несвързаните системи се провалят най-видимо

Ремонтите са най-ясният пример за това, което се проваля, когато Вашите системи не комуникират помежду си.

Клиент оставя артикул за ремонт. Регистриран е във Вашата система за управление на ремонти с талон, краен срок и снимка, както съвременните ремонти трябва да се управляват. Ремонтът е завършен, артикулът е готов за вземане. Но клиентът има и чакаща поръчка в онлайн магазина от миналата седмица. Без свързана система служителят, обработващ получаването на ремонта, няма видимост на онлайн поръчката. Клиентът си тръгва с ремонтирания артикул. Отворената поръчка остава неразрешена. Никой не свързва двете, докато клиентът не Ви потърси и не попита за нея.

Този вид фрагментация не просто създава оперативни грешки. Кара клиентите да се чувстват така, сякаш имат работа с два различни бизнеса. Когато Вашата POS система и уебсайт са свързани, клиентският профил показва всичко, отворената онлайн поръчка се вижда до талона за ремонт и взаимодействието се чувства кохерентно, защото данните под него са кохерентни.

Вече използвате Shopify или WooCommerce? Не е нужно да започвате отначало

Мнозина бижутери, четящи това, вече управляват онлайн магазин в Shopify или WooCommerce и отделна POS система. Идеята за замяна на някоя от тях се чувства разрушителна и с право. Онлайн магазин с установен трафик, рецензии на продукти и SEO история заслужава да бъде защитен.

Gem Logic се свързва както със Shopify, така и с WooCommerce, без да изисква да преминете на друга платформа. Вашата съществуваща витрина остава на място. Това, което се променя, е слоят отдолу. Склад, ценообразуване и клиентски данни се управляват в Gem Logic и се изтласкват към Вашия съществуващ магазин в реално време. Поръчките от Shopify или WooCommerce се връщат обратно в Gem Logic и се появяват заедно с Вашите продажби в магазина.

Това означава, че проблемът със синхронизацията е решен, без да се докосва Вашата фронтална част. Страниците с продукти, URL адресите, рецензиите, органичните класирания — всичко се запазва. Задната част става единен източник на истина, който управлява и двата канала, вместо две отделни бази данни, разминаващи се. Това е същата основа зад стартирането на онлайн магазин, който остава в синхрон с Вашия магазин.

Ако по-късно решите да преместите витрината си на платформата Gem Logic, изграждането на електронната търговия става проект за дизайн и миграция, а не реконструкция на данни, защото каталогът и клиентските записи вече са там.

Какво да търсите в свързана система за бижута

Ако преценявате как да решите това за Вашия магазин, има няколко неща, които си заслужава да проверите преди да се ангажирате с каквато и да е платформа.

• Синхронизацията трябва да е в реално време, не на пакети. Актуализациите на наличностите в края на деня не са достатъчни за бижутерски магазин с ограничени количества уникални или почти уникални изделия. Изделие, което е продадено в 14:00 часа, трябва да бъде офлайн до 14:00 часа, а не чак до полунощ.
• Клиентските профили трябва да са наистина унифицирани, а не просто свързани. Свързана система създава един клиентски профил, който улавя всяко взаимодействие във всеки канал. Система със връзки създава два профила, които понякога си говорят един с друг. Разликата има значение, когато се опитвате да направите нещо полезно с данните.
• POS системата трябва да обработва специфичните за бижутерията работни процеси по естествен начин. Изкупуване на злато, замени, продажби на вноски, билети за ремонт, управление на сертификати. Ако POS системата изисква заобикаляния или добавки за тези неща, качеството на данните при синхронизация ще отрази това.
• Ценовите правила трябва да отчитат благородните метали. Свързана система, която не обработва ценообразуване на база текущи цени на метали, все още Ви оставя изложени на маржинален риск при изделия с цени, зависещи от слитъци.
• Поддръжката трябва да идва от хора, които разбират от бижутерската търговия. Екип за поддръжка на общо електронна търговия не може да диагностицира проблем с ценообразуване по каратно тегло или варианти на скъпоценни камъни. Софтуер, специализиран за бижутерии, означава и специализирана поддръжка.

Заключение

Бижутерски магазин, който управлява уебмагазин и POS система като две отделни системи, не управлява един бизнес на два канала. Той управлява два бизнеса с едно име, като се надява шевовете да не се виждат.

Цената на това разединение е реална: грешки в наличностите, разделени клиентски профили, отклоняване на цените, непълни отчети и ежедневното триене при поддържането на две системи ръчно синхронизирани. Нищо от това не е неизбежно.

Когато POS системата и уебсайтът споделят един и същи слой от данни, бизнесът функционира като едно цяло. Продажбата е продажба. Клиентът е клиент. Цената е цена. Каналът, от който идва, е подробност, а не структурна разделителна линия.

Основни изводи

Неповързаните уебмагазин и POS системи причиняват грешки в наличностите, разделени клиентски профили и несъответствия в цените, които се натрупват с нарастването на обема. Свързана структура означава, че продажба в който и да е канал актуализира наличности, цени и клиентски данни навсякъде едновременно.

Бижутери, които вече използват Shopify или WooCommerce, могат да се свържат с Gem Logic без смяна на платформата, като запазят съществуващия си трафик и отзиви. POS системата трябва да обработва специфичните за бижутерията работни процеси по естествен начин, за да е синхронизацията точна, а ценовите правила трябва да отчитат текущите стойности на благородните метали.