روتين يومي مدته 15 دقيقة لمدير محلات مجوهرات

يقضي معظم مديري محلات مجوهرات الساعة الأولى من اليوم في التعامل مع المواقف الطارئة. فقد يتأخر أحد الموظفين، أو يتصل أحد العملاء بشأن إصلاح، أو لا تصل إحدى الطلبات، أو يظهر عجز في الصندوق بقيمة عشرين يورو. وبحلول الوقت الذي تُفتح فيه الأبواب للجمهور، يكون المدير قد تأخر بالفعل عن جدوله، ولا يتمكن أبدًا من اللحاق بركب اليوم.

إن اتباع روتين قصير وثابت يكفي لحل معظم هذه المشاكل. خمسة عشر دقيقة، كل صباح، بنفس الترتيب، قبل وصول أول زبون. ليس بالأمر البطولي، بل مجرد اتساق. فيما يلي الروتين الذي نرى أنه ينجح في المحلات الصغيرة التي تدار بشكل جيد، مقسماً إلى أربع مراحل مدة كل منها من ثلاث إلى أربع دقائق، بالإضافة إلى بعض الملاحظات حول الأدوات التي تجعله ممكناً.

الدقائق من 1 إلى 4: أغلقت أمس دون أي تقلبات

لا يمكنك أن تبدأ يومك بهدوء إلا بعد أن تتأكد من أن الأمس قد انتهى. احمل فنجان القهوة في يدك، واجلس أمام لوحة القيادة قبل وصول أي شخص آخر.

• تمت مطابقة النقد والمدفوعات. يتطابق المبلغ الإجمالي في الصندوق مع التقرير اليومي. تمت مطابقة مدفوعات أجهزة الدفع بالبطاقات والمدفوعات عبر الإنترنت مع البيعات. يتم الآن تدوين أي تباين في ملاحظة مكونة من سطر واحد، بدلاً من البحث عنه في نهاية الشهر.
• أرقام الأمس في سياقها. إجمالي المبيعات، ومتوسط قيمة الفاتورة، وعدد المعاملات، مقارنة بنفس اليوم من الأسبوع الماضي. أنت لا تتخذ قرارات بعد، بل تقوم فقط بـ"تحسس الأجواء".
• هناك أمر واحد يجب معالجته. : منتج مُرتجع، وعمليّة استرداد أموال قيد الانتظار، وعرض سعر كان من المفترض أن يتم التوقيع عليه حتى الآن. قم بتدوين ذلك في خطة اليوم.

باستخدام طريقة عرض التقارير المناسبة في ، يمكن إنجاز هذه المهمة بأكملها بنقرتين فقط. أما باستخدام دفتر ملاحظات وذاكرة جيدة، فسيستغرق الأمر خمسة عشر دقيقة.

الدقائق من 5 إلى 8: ما تم الوعد به اليوم

كل الالتزامات التي تعهد بها متجرك تجاه العملاء ليوم اليوم، معروضة أمامك على شاشة واحدة. والهدف هو تجنب أي مفاجآت عند الكاونتر.

• الإصلاحات المطلوب تسليمها اليوم. هل تم الانتهاء منها بالفعل؟ وهل وُضعت في الدرج الصحيح، بحيث يظهر اسم العميل ورقم المرجع؟ إذا كان هناك أي خطأ، فسيتلقى العميل رسالة ودودة قبل أن يتصل بك.
• الطلبات المخصصة وطلبات المورّدين مستحقة اليوم. هل وصلت الشحنة؟ إذا لم تصل، هل تحتاج إلى الاتصال بهم؟ فالتسليم المتوقع الذي لم يصل حتى الساعة 9 صباحًا نادرًا ما يصل في الموعد المحدد عند الظهر.
• العروض السعرية التي تنتهي صلاحيتها اليوم. رسالة تذكيرية واحدة تُرسل الآن تساوي عشر محاولات للتواصل الأسبوع المقبل.

أربع دقائق هنا يتم حفظك منها من أسوأ المواقف، وهي أن يقف العميل أمام منضدتك متوقعاً شيئاً لا يتوفر لديك.

الدقائق من 9 إلى 12: يوميات اليوم

والآن انظر إلى ما هو مقرر فعليًا. تعامل مع المذكرة كوثيقة حقيقية، لا كاقتراح مجاملة.

• مواعيد العملاء. استشارات حفلات الزفاف، قياس مقاس الخواتم، الجولات الخاصة بالعملاء المهمين، استلام قطع الملابس المعدلة. بالنسبة لكل موعد، يجب أن تكون معلومات العميل حاضرة في ذهنك قبل وصوله: آخر مشترياته، أسلوبه، ميزانيته، وما تم وعده به في المرة السابقة.
• زيارات الموردين والشركاء. إذا كان أحد مندوبي المبيعات سيقوم بتسليم مجموعة جديدة في الساعة 11 صباحًا، فهذا يعني أنه يجب أن يكون هناك شخص متفرغ. احجز هذا الوقت الآن.
• المهام الداخلية. : فحص المخزون الساعة 3 مساءً، جلسة تدريبية الساعة 5 مساءً، جدولة منشور على وسائل التواصل الاجتماعي أثناء فترة الغداء. إذا لم يتم تدوين الأمر في المفكرة، فلن يتم تنفيذه.

إن جدول أعمال فريق "" المشترك ، الذي ترتبط فيه المواعيد بسجل العميل، يحول هذه المهمة من عملية تعتمد على الذاكرة إلى عملية مسح سريعة تستغرق ثلاثين ثانية.

الدقائق 13 إلى 15: المنصة والفريق

تخلص من حصر نفسك خلف المكتب. فالدقائق الثلاث الأخيرة هي ما سيراه عميلك ويشعر به فعليًا اليوم.

• الواجهة والواجهات الزجاجية. الأضواء مضاءة، والزجاج نظيف، ولا توجد صواني فارغة، ولا بصمات أصابع. فالانطباع الأول عن المتجر يتشكل قبل أن يتفوه أحد بكلمة.
• اجتماع الفريق. ستون ثانية، واقفين. أرقام الأمس. العملاء المتوقعون اليوم، عددهم اثنان أو ثلاثة. المنتج الوحيد الذي تريد أن يعرفه الجميع، سواء كان متوفراً في المخزون أو وصل للتو. أي عوائق.
• أولوية اليوم الوحيدة. ليست خمس أولويات، بل واحدة. نعلنها بصوت عالٍ. اليوم ننهي مراجعة المخزون الراكد. اليوم نراجع كل عرض سعر من الأسبوع الماضي. اليوم نلتقط أخيرًا صور المجموعة الجديدة. يغادر الفريق الاجتماع وهو على دراية بما يعنيه النجاح.

من ساعة من مكافحة الحريق إلى خمس عشرة دقيقة من الهدوء

لا يمكن تطبيق الروتين المذكور أعلاه إلا إذا كانت أدواتك قادرة على مواكبة وتيرة العمل. فإذا كانت مبيعات الأمس مسجلة في نظام واحد، وقائمة الإصلاحات مكتوبة على ورق، وجدول الأعمال محفوظ في ذاكرة شخص آخر، وقائمة المهام مكتوبة على ملصقات لاصقة، فإن خمسة عشر دقيقة لن تكون كافية. فأنت بحاجة إلى ثلاثين دقيقة على الأقل لمجرد جمع البيانات.

تم إنشاء Gem Logic لكي يتسنى إنجاز هذه المهام الروتينية في غضون ربع ساعة فقط. فعمليات البيع والإصلاحات والطلبات المخصصة وعروض الأسعار والمواعيد ومهام فريق العمل تُعرض جميعها على شاشة واحدة، مرتبطة بالعميل المعني. وتُعاد عرض المهام المتكررة وفقًا للجدول الزمني الذي تحدده، بحيث يمكن أن تُدرج هذه المهام الروتينية في النظام كقائمة مراجعة يومية يقوم المدير ببساطة بوضع علامة عليها.

بمجرد الانتهاء من الإعداد، يصبح الصباح روتينيًا بالمعنى الإيجابي للكلمة. افتح لوحة التحكم، وانجز المهام الموجودة في القائمة، وأغلق اللوحة، وافتح الباب.

الاعتياد أفضل من البطولة

المتاجر التي تبدو وكأنها تسير بسلاسة لا يديرها أشخاص استثنائيون يعملون لساعات طويلة. بل يديرها أشخاص عاديون يقومون بنفس المهام الصغيرة كل صباح. خمسة عشر دقيقة، أربعة أزقة، بنفس الترتيب، قبل فتح الأبواب. اجمع بين ذلك وبين المكونات الأوسع نطاقاً لنجاح متجر المجوهرات ، وستتوقف عن مجرد الاستجابة لأحداث يومك وتبدأ في توجيه مساره.